江门职业技术学院-秘书节会议筹备方案.docVIP

秘书节会议筹备组织方案 一、会议主题 秘书节年度总结汇报会 二、会议目的 目的为肯定学院各系部学生会秘书工作的贡献，并鼓励学生投入此专业生涯发展。 三、会议议程 （1）根据到会的主要领导的情况，确定会议主持人。（2）根据会议主题，确定会议主持人。 （3）围绕会议主题，确定讨论题目，讨论方式。（4）根据会议目的，安排主要领导做会议总结。 四、会议时间、地点：2011年4月27号 上午9:00—12:00在学院报告厅 五、与会人员 1、邀请学院领导、各系部领导以及各系部学生会秘书处代表。 2、指导老师：学院学生处处长：XXX。 3、学院学生会秘书处所有成员。 六、会议主持 由王凯瑜同学主持。 七、主要活动 1、现场交流经验，总结一年来秘书工作的不足。 2、个别同学对最近发生的秘书职业的社会话题进行演讲。 3、老师对同学在秘书演讲的表现进行总结，指出不足，提出意见。 八、会议议程 1、由主持人致开幕词，介绍参会老师、会议目的，宣布会议开始 2、指导老师XXX对一年来学生会秘书工作进行总结，对各系部秘书工作的表现进行评价，指出不足。 3、参会老师代表讲话，对此次会议发表看法，给与鼓励。 4、各系部秘书处代表演讲，对最近发生的秘书职业，难点问题进行演讲，发表自己的看法，给出自己的观点、意见。 5、老师对代表演讲进行总结评价，指出学生的不足，给出意见。 6、主持人宣布会议结束 7、欢送参会老师 8、清理会场，将会场按原座位排好，打扫教室卫生，将教室恢复原样。 九、会务分工 1、会议筹备总负责人：2人 2、工作人员：48名学生 3、将全体成员分成八个小组，每组六到七个人，具体分组如下： 第一组 第二组 第三组 第四组 第五组 第六组 第七组 第八组 4、按小组进行划分工作，具体分工如下： (1)主席台布置:第一小组。 会场布置:第二小组 主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。会场大小要适中，以一百名与会人员来说学术报告厅比较适合；会场温度要适中，提前跟后勤处沟通，及时开空调、风扇等制冷制热设备；会场要求打扫干净，适当的开窗通风，保持室内空气流通良好；根据与会领导，恰当摆放各位领导以及老师的嘉宾牌，避免发生混乱。 (2)会议名称的制作和悬挂：第三小组。 主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。（在制作横幅时已采取尽量节约的观念，可向学生会借事宜的横幅加以改造） (3)会签制作:第四小组。 会前接待与会间服务：第五小组 主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。会间服务，是文秘人员最活跃的阶段。其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。应做到以下几点：第一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议，明确与会人员名单，做好会议签到工作；第二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作，注意接待礼仪，准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料，并报告给大会主持人；第三、按会场安排安排与会人员入座，座次安排要提前制定，若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单——对号入座（座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列）；第四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行；第五、制定应急方案，以防止突发事件的发生。 (4)拍摄工作:第六小组。 宣传板的制作：第七小组 会后的宣传:第八小组 主要负责拍摄工作和宣传工作，使本次会议得以宣传，成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。会前要准备好拍摄工具，向系里借数码相机或数码摄像机，并学习如何使用，要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机；会议期间，要求对会议的过程做详细的拍摄，包括会场环境、老师的发言、同学的发言；在拍摄期间，要遵守会场秩序，避免影响会议的进程；会后要将照片冲洗出来以作宣传之用；将会议的情况写成文章发表到学院网站，以作宣传之用；对于照片与底片应及时存档，以确保以后文件材料的保存和查阅工作 5、组长的具体职责是: （1）负责与指导老师的联络、沟通工作。 （2）负责纪律的检查与登记，每天及时将有关情况报告指导老师； （3）负责本小组日常管理组织和考勤工作。 6、学院学生会负责人的职责是： （1）会前通知学院学生会成员 （2）统筹安排会议工作、进程，总揽全局 （3）负责会前、会后的宣传工作 7、会议结束后，宣传委员负责写作消息，并发布到系网站。 十、会场布置 1、会场布置创意： 会场布置遵从“秘书节年度总结汇报”这一主题，这一主题主要由彩带布置、横幅设计体现，主要营造活跃、互动的氛围。 2、会场布置主色系——蓝色、红色、橙黄色 秘书节年度汇报会是一个对秘书工作肯定与号召的会议，意在让各系部学生会秘书交流经验，吸取教训，以热色调为主色系，蓝色凸显了信任的