宿迁市工程建设项目电子文件归档技术要求以及具体操作程序.pptVIP

宿迁市工程建设项目电子文件归档的技术要求和操作程序 一、电子档案必然趋势 1、目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。 2、传统的实体档案利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来是数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化，通俗地说，就是城建档案信息上网，查询利用通过互相网即可进行。 二、电子档案含义 电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。 三、电子档案的特点： 1、信息的非人工识读性；依靠计算机 2、信息存储的高密度性； 3、信息与载体之间的可分离性；网络 传递 4、多种信息媒体的继承性；文字、图 像、声音等 5、系统依赖性；软件 6、制作合成性； 7、信息易操作性 。 四、电子文件的种类： 　 　　1、文本文件； 　　2、命令文件； 　　3、图像文件； 　　4、数据文件。 五、建设电子档案 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2007） 六、工程档案数字化 1、纸质档案数字化 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的图像或数字文本的处理过程。 2、纸质档案数字化设备 （1）、扫描设备：平板扫描仪、高速扫描仪、宽幅扫描仪和专业影像扫描仪等。 （2）数码相机 七、市城建档案馆现状 我馆目前采取对馆藏档案进行项目级、案卷级、文件级三级管理模式。现已入库档案达59000余卷，已经转换成电子档案的有3075个项目，共11468卷，其中文字30448页；图纸28576张。 八、归档内容 1、工程前期准备阶段文件 2、施工文件（土建、给排水、电气、节能、钢结构、幕墙、电梯等） 3、竣工图 4、监理文件 5、工程竣工验收阶段文件 九、操作步骤 1、对要进行数字化的档案材料按《建设工程文件归档整理规范》先进行整理、编写页码，每卷档案应有封面、卷内目录、备考表，然后再通过扫描设备进行数字转换。 2、对扫描后的图像进行清晰度、失真度、偏斜度等方面进行检查。 3、对检查出不符合要求的图片进行纠偏、去污、裁边、拼接等方面的处理；对扫描图像不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；对漏扫描的文件，应及时补扫并插入与纸质档案对应的页次；发现扫描图像的排列顺序与纸质档案不一致时，应及时进行调整。 4、彩色扫描的文件采用JPEG格式存储，存储时应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。单份多页文件扫描图像须存储为PDF格式；存储图像重命名时应是序号+文件名（与纸质档案卷内目录中的文件题名相关对应）。 5、所有扫描文件应与卷内目录建立链接。 十一、电子档案的形成与报送 1、建设单位在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议或合同时，应对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求； 2、建设电子文件形成单位可根据建设程序和工程特点，分期、分阶段把经过鉴定合格的电子文件向本单位（建设、施工、监理单位）档案部门归档移交。 3、参建各方制作好电子文件后，首先自查，然后由监理单位复查。复查合格后向建设单位移交。 4、建设单位应在监理单位的协同下将汇总齐全的电子文件按照城建档案管理机构的要求整理，在符合质量要求，并通过验收后与纸质档案同时报送。 十四、电子档案利用 1、宿迁市城建档案馆负责电子档案专用管理软件，用以接收、检验、管理、利用、统计电子档案。 2、宿迁市城建档案馆负责提供复制光盘、U盘拷贝以及能输出相应规格的纸质拷贝等方式以提供利用(利用费用以物价部门核准收取）。 3、宿迁市城建档案馆负责配置相应的设备，满足电子档案的保管、利用和备份需求。 十五、实例 电子案卷中的每份电子文件按照电子文件目录中的顺序排列。电子文件目录宜与相应的电子文件建立链接。 4.4 建设工程电子档案结构 4.4.1 建设工程电子档案整理后形成如下结构： 　 … … … … … … 　 　 2002.07.02 1 A4 0002用地规划许可证 宿迁市规划局 建字（）号 2 　 2002.04.02 1 A4 0001宿迁建设大厦立项文件 宿迁市发改委 宿计发 1 备注 文件