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江苏经贸职业技术学院教学档案管理细则 （经贸院〔2010〕202号 2010年12月28日） 教学档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料，是高校档案的主体、核心和重点。教学档案反映学院教育发展与教育改革，是考核学院教学质量和评估学院教学水平的主要依据。为贯彻落实教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，规范教学档案工作，充分发挥教学档案在学院教学管理、教学实践、教学评估等各项工作中的作用，参照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校教学文件材料归档范围》制定本管理细则。 一、基本原则 1.凡在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录均属教学档案。 2.教学档案工作实行“三纳入”管理，即纳入工作计划和规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任。 3.教学档案管理做到“四同步”，即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、实训基地建设、教材、毕业设计（论文）、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。 4.教学档案实行“信息集中，实体分散”的管理模式，即教学档案实行院、系（院）两级管理，对教学档案中需永久保存的由院档案馆集中统一保存，不属永久保存的材料由系（院）保存。 5.各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的兼职档案员，统一管理本单位教学文件材料，并按规定，定期向档案馆移交。 6.教学档案实行计算机管理，为教学档案的数字化、信息化打下基础。教学档案管理部门应为教学管理、教学改革、以及教学业务工作提供参谋和咨询。 二、归档范围 1.归档的重点是学院教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的、具有永久保存价值和凭证作用的教学文件材料。 2.归档内容包括综合管理、专业与课程建设、实训基地（实验室）建设、招生与学籍管理、教学管理与实践、教材建设等方面的材料。 三、部门立卷与归档流程 1.形成积累 (1) 每个新学年开始后，由分管教学的院长向各系(院）、各单位布置收集、积累教学文件材料的任务，并由各系（院）、各单位领导落实到本单位工作中。 (2) 系（院）、部门兼职档案员按《教学类档案归档范围和保管期限表》分别积累教学文件材料，并定期整理。档案馆、教务处督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。 2.整理组卷 (1) 教学档案主要来源于各系（院）以及教务处、学工处等单位。坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（院）及教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料分类组卷归档。其中各系（院）每年的学籍档案由各系（院）教学秘书核对整理，装订成册经教务处领导审核签字后，由教务处统一向院档案馆移交。 (2) 根据教学材料的形成规律，以材料间的有机联系和便于利用查考为原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，便于利用；同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。 (3) 卷内相关联的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的次序排列。 (4) 归档的文件材料规格必须相对统一、书写材料优良、字迹工整、图文清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写，以利长期保存。卷内材料一律拆除金属物，用线绳将每份文件装订好。对破损的材料应进行修补。 (5) 归档的文件材料应按排列的顺序逐件编目。编目应做到准确、全面、详细，以适应档案现代化管理及计算机检索的需要。 (6) 各类教学文件材料一般要求以原件归档一份，利用率较高的文件材料除归档一份文件外，还可归副本一份，供日常利用。 (7) 归档教学文件材料应同时将相关的电子文件及目录一并向档案馆移交。 (8) 填写卷内目录及备考表。 3.归档验收 (1) 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并要求移交人限期改正补交。 (2) 移交时填写移交目录，并注明移交人、接收人姓名及年、月、日，一式两份双方各执一份。 (3) 教学综合管理文件于次年4月底前归档，其它各类材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的当年寒假前一次性归档。 四、岗位职责 1.分管教学工作的院领导职责 (1) 组织学习贯彻《普通高等学校档案管理办法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备等方面提供条件。 (2) 定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。 2.教学管理部门负责人的职责 (1) 协助档案馆制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理工作全面纳入教学管理和本部门管理干部