试论工程技术档案的跟踪管理.docVIP

PAGE PAGE 1 试论工程技术档案的跟踪管理 　　摘要：经济发展，工程建设项目越来越多，产生的档案也越来越多，为了更好的收集、整理、开发、利用这些档案，就必须实行工程技术档案的跟踪管理。本文试着从重点环节和薄弱环节两个方面，论述跟踪管理的方式、方法，以及一些应该注意的问题，为档案同仁提供借鉴。 　　关键词：工程技术档案跟踪指导管理 　　随着社会经济的发展，全国各地的工程建设项目越来越多，产生的工程技术档案也就越来越多。可以说，工程技术档案是工程建设项目从开始到结束的真实记录和反映，也是对整个工程建设项目进行考核、使用、维修、改建、扩建的依据，是未来工程建设的重要参考文献。所以，对于每一个工程建设项目的档案收集都应该严格对待。 　　在工程项目进行过程中，虽然我们签订了档案收集协议，也实行了档案保证金担保，从法律和经济上进行了保全。但是，由于工程施工方人员素质的差异和对档案工作认识的不够，给档案收集工作带来了一定的难度。有的工程技术人员只重视工程进度和质量，而轻视档案收集，造成了档案资料的缺损。为此，从工程建设项目开始就应该重视档案工作，担当起档案管理部门的职能，积极主动地进行档案管理工作，尽量参加与工程建设项目有关的会议，掌握项目工程进度，实行全方位的档案跟踪管理工作。具体说，要做好以下几个方面的工作。 　　1.着眼重点环节，实行跟踪管理 　　每个每个工程项目都不是一成不变的，有的工程项目在前期规划设计后，因为国家政策和周边环境等因素的变化，而不得不随之发生变化；或者有的工程建设项目在施工过程中遇到客观条件的限制，不得不改变设计规划。这些情况都给档案的收集增加了难度，也成为档案工作的重点和难点。尤其国家的重大建设项目，不仅工期长，时间跨度大，技术要求高，而且在建设期间新技术、新设备、新材料层出不穷，不断涌现。要采用新的技术、新的工艺、新的设备、新的材料，也就必须变更原来的设计，有的工程项目还要进行多次变更。这就要求我们的档案工作人员及时掌握变更情况，及时了解施工单位的修改施工情况，一方面保证收集到变更后的档案资料，另一方面掌握施工情况，确保收集到的档案材料与施工情况一致。有些时间，施工单位在实际工作中不得不现场做一些小小的修改，往往又忽略了汇报，这个时候，就需要档案工作人员及时跟踪指导，提醒施工单位及时向上汇报，及时做档案材料修正和补充。工程项目竣工后，档案工作者要按时参加发包方、施工方、监理方共同进行的竣工图纸汇总审计。对汇总审计出的问题，档案工作者要及时指导各方进行修正、补充，再进行收集，以确保档案材料的准确、完整。 　　在工程建设当中，地下管网建设是工程建设项目的重点，也是我们档案管理工作的另一个重点。像供水管道、排水管道、供电网线、暖气管道、通信光缆等地下管网，它们就是城市运作系统的经络，纵横交错，四通八达，要求施工单位施工准确。如果有差异，竣工后要及时对图纸进行修正。这也要求档案工作人员经常跑现场，多调查，多指导，发现问题及时纠正，保证收集的档案资料与施工一致。 　　由于许多工程施工单位对档案工作不太重视，往往开始时工作认真，到后来，松松垮垮，等工程结束时，不管不问，给档案工作带来极大地困扰。为了防止这种情况的发生，档案工作人员必须严把工程竣工档案验收关，确保整个工程档案工作的顺利进行。档案验收阶段的重点应该放在隐蔽工程方面，除了平日的检查指导，还要着重查看隐蔽工程的验收记录，看它们是不是有工程监理方的签章，如果没有，要尽快调查清楚情况，属于漏签的要指导相关人员及时补签。另外，要把指导服务的重点放在变更资料上。对于有总包有分包的，要查看总包和分包的图纸是否一致，遇到修正的地方，要指导两方都做修正，达到档案一致性。对于分包单位档案不达标的，应该否决整体档案的验收，指导各个施工单位查漏补缺，直到全部达标为止。然后才能将整个工程的档案材料进行汇总，完成归档。 　　2.紧盯薄弱环节，实行跟踪管理 　　工程技术档案工作的薄弱环节是指那些因主客观原因造成的档案管理空白区，具体形成原因有以下几点：1、思想意识落后，没有引起重视。2、工作环节多，相互衔接不及时3、情况发生了变化而没有及时跟进，出现脱节或漏档。 　　对于薄弱环节的跟踪管理，我们分以下三个方面进行： 　　2.1对前期文件材料的跟踪管理工程前期工作阶段和工程开工初期阶段，或因机构建设不全，人员不到位，工作无序、生疏、紧张，没有人，没有时间收集档案材料；或者出现临时机构撤离、合并、人员调离、交接不及时，造成档案工作的空缺，这样的情况往往会给档案工作造成巨大的损失。因此这个阶段要重点指导，跟踪服务，出现任何一种情况都要尽快解决，为整个工程的档案工作打下基础。 　　2.2配套设备档案材料的跟踪管理伴随着时代的发展，许多工程建设都伴有大量的配套设施。特别是一些重大工程