湖南师范大学文件材料立卷归档要则湖南师范大学档案馆.docVIP

湖南师范大学文件材料立卷归档要则湖南师范大学档案馆.doc

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湖南师范大学文件材料立卷归档要则 部门归档单位的文件材料在平时的预立卷工作基础上,经过一年的使用、保管后(个别门类的时间另有规定),要向学校档案馆移交,其中有一个很重要的环节——立卷归档。由于这项工作的业务性较强,有许多严格的要求和规定,所以,结合我校工作实际以及参考《文书学》、《档案管理学》、《档案著录规则》等书籍和有关档案管理业务标准,将文件材料立卷归档工作的内容、基本方法和要求归纳如下,供全体档案工作人员参考。 一、基本概念 1、立卷:将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷的过程,称为文件材料的立卷(也称组卷)。该过程包括:①组成案卷单位(即确定案卷所含的内容和量),②拟定案卷标题,③卷内文件排列与编号,④档案目录(包括案卷目录和卷内文件目录)录入南大之星系统与填写备考表,⑤案卷装订等步骤(各二级单位向校档案馆移交归档文件材料时,每个案卷可不进行装盒及编制封面,但原则上进行胶装或线装,具体装订要求请见本要则第十大点)。 2、归档:是指各部门归档范围内的文件材料,按立卷要求组成规范的案卷后,将其移交给档案馆集中保存的过程。 3、归档范围:凡是各部门工作活动中形成的办理完毕的具有一定保存价值的各种形式和载体的文件材料,均属归档范围,详见湖南师范大学档案馆制定的各类档案归档细则。 二、立卷归档的基本要求 1、必须按照归档范围,将具有保存价值的文件材料的原始件收集齐全,既不遗漏、短缺,又不重复。 注:不归档的文件材料 = 1 \* GB3 ①上级机关普发供参阅、不办的文件材料; = 2 \* GB3 ②上级机关发来供工作参考的抄件; = 3 \* GB3 ③上级机关征求意见未定稿的文件; = 4 \* GB3 ④重份文件; = 5 \* GB3 ⑤无查考利用价值的事务性、临时性 = 6 \* GB3 ⑥学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等; 2、遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,科学地加以整理、组卷,便于满足各种查考利用目的。 3、每个案卷应有确切、简明的标题,并注明保管期限,每卷卷首应填写(打印)卷内文件目录,卷末应附备考表,案卷装订要整齐、牢固。 4、案卷总页数一般不超过200页,背脊厚度不超过2厘米。对同一问题文件数量多的,可酌情适当分卷。问题单一,文件数量少的可做薄卷。 5、案卷内文件材料的书写材料应使用碳素墨水或电脑打印(针打除外),纸张以16开或A4为标准(一个案卷内统一标准),大于标准的要折叠或裁剪,小于标准的要粘贴在标准的白纸上,特别小的文件材料可以多页粘贴在同一张标准的白纸上。 6、卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,对破损的文件材料应进行修补。 7、案卷归档时,必须提交目录清册,一式二份,交接双方清点案卷后,例行签字手续。 三、立卷方法 所谓立卷方法,是指根据文件材料的特征及具有的共同特点和密切联系来组合案卷的方式、办法。 就文书文件而言,一般有作者、内容、名称、收发文机关、时间、地点等特征。为了适应不同检寻途径和日常管理的需要,侧重于文件不同特征来立卷就可以形成不同的方法,如通行所说的“六特征法”,其简述如下: 1、按问题特征立卷:“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。一般以一事为一卷。 2、按作者特征立卷:“作者”是指撰写或制发文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者所形成的某些文件材料组成案卷。 3、按名称(文种)特征立卷:就是把文件种类名称相同或相似的文件组合在一起,合并立卷。 4、按时间特征立卷:就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间,将属于同一时期的文件组合为案卷。 5、按地区特征立卷:就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起。 6、按收发文机关特征立卷:就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。 在实际立卷工作中,只采用一种方法立成的单一特征的案卷情况通常很少,更多的是几种方法的结合使用。关于“六特征法”的详细叙述,可参阅有关专业书籍。 对我校科研、基建、设备的项目性材料,可根据材料形成的规律,组成一题一卷或一题多卷,通常的做法是将最能反映项目概况的材料排放在卷首,其余的按阶段或内容依次排列组卷。 四、立卷注意事项 1、跨年度的规划、计划,归入开始年度。 2、跨年度的总结、报告,归入最后一个年度。 3、跨年度的会议记录,归入会议闭幕年度。 4、各种案件的材料放在结案的一年立卷。 5、长远规划放在针对年的第一年立卷。 6、内容涉及到两年以上的报告、总结、报表放在针对年的最后一年立卷。 7、回顾、纪念性文件放在定稿或发表的一年立卷。 8、法规性文件放在公布或批准生效的一年立卷。 9、跨年度的请示与批复,来文与复文,放在批复或复文的一年

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