高校教学秘书沟通艺术初探精选教育文档.docVIP

高校教学秘书沟通艺术初探 　　doi:10.3969/j.issn.1671-5918.2010.04.047[本刊网址]hbxb 　　在高校教学管理的层级结构中,教学秘书作为基层管理者,肩负管理与服务的双重使命,既肩负教学环节的监控和实施职责,又要服务于师生;既是相关部门和领导决策的传达者,又是师生教学信息的反馈员。身份的双重性决定了教学秘书身份语言的多变性和复杂性。本文以高校教学秘书岗位为例,试分析教学秘书在日常工作中需要注意的一些语言沟通策略。 　　一、模糊性语言的恰当使用 　　精确与模糊这对相互矛盾的概念同时存在于语言符号当中,体现了意义的不同层面:“前者基于含义,相当于概念的内涵,或一般所说的字典意义和字面意义;后者基于所指意义,相当于概念的外延。”语言的模糊性缘于客观事物内涵边缘的不确定性以及人们对客观世界认识的不确定性;语言的精确性则反映为对该事物内涵界定的清晰性和明确性。常规的思维认为,教学工作就是按照规章制度办事,在具体操作过程中也应该是“循规蹈矩”,教学秘书的语言当是以精确性的语言为主。其实不然,德国的哲学家康德认为,“任何事物都在不断地运动、发展、变化中存在,其过渡的,中介的形态是难以绝对精确判定的”P120从教学秘书工作本身而言,其管理的对象就是一个动态的不稳定的集合,在用语言描述时,自然很难用精确的概念加以判定。如果照搬制度办事而不考虑具体情况,很容易犯下教条主义错误。因此适当运用模糊性语言来描述动态的工作显得尤为重要。 　　(一)要提供恰到好处的信息,需要借助模糊性的语言 　　模糊性语言最重要的一个语用功能就是提供恰到好处的信息。在有些特殊的语境中,模糊即精确。恰当地使用模糊性语言,不仅可以较好地涵盖信息的外延,而且能有效地减少语用失误,避免给教学工作带来不必要的麻烦。如下例: 　　【例1】 　　学生:请问老师什么条件能转专业呢? 　　教学秘书:原则上只有优秀生才能转专业,学习成绩达到学校规定的相应标准,每学期英语平均成绩在85分以上,并且综合成绩排在本专业前百分之十五,两者缺一不可。 　　学生:如果达不到这些要求,是不是就没有转专业的资格呢? 　　教学秘书:原则上是这样。 　　由上述教学秘书的用语可以看出,从学校政策性这个角度而言,运用精确性的语言解释暗示着该条款的钢性特征。但在事件具体处理过程中,教学秘书由于受岗位的限制,是不被授权做政策性的决定,因此不得不考虑工作中的特殊情况。当无法预计特殊情况的后果时,该教学秘书又合理地使用了模糊性的修饰词语,即“原则上”。这样一方面能避免后续解决方案中出现不必要的麻烦,又能化解工作中遭遇的矛盾和难题。 　　(二)工作中沟通的情感应对,需要借助模糊性的语言 　　模糊语言在表达情感时,往往比精确性的语言更有力。这在教学秘书的职场工作中体现的尤为明显: 　　【例2】 　　教师:请问可不可以将我们的超工作量不计入总工作量中,现在是超工作量折半,很影响我们工作的积极性。 　　教学秘书:各位老师,领导经过讨论、协商,他们认为你们提的意见确实要认真考虑,不过在短期内还不能马上给各位老师一个确定的答复,因为这个问题涉及面广,希望各位老师能够谅解。领导表示一定会认真研究讨论,给大家一个满意的答复。 　　上述片段中对于教师提出的问题,决策层并没有明确答复,教学秘书也就无法使用精确的语言给老师一个确定答案,但是教学秘书的解释却从情感层面让教师的工作却得到了以下几个层次的满足:①这项工作处理起来非常棘手,非一朝一夕可以解决;②领导非常重视教师意见,有了行动的倾向性;因此,即使问题没有得到实质性的解决,但在情感上却给了教师有力的回应。由此可见,合理地使用模糊性语言可以有效化解教学秘书在工作中遇到的棘手问题,让矛盾双方在情感认同中得到心理相融的交流。 　　二、工作场所中交际语境关系的合理顺应 　　“语境关系顺应指的是在语言使用过程中,语言的选择必须与交际语境顺应,也就是语境各个相互关联的成分在顺应过程中的作用和地位。”交际语境由语言使用者、心理世界、社会世界和物理世界组成。语言使用者在其中占决定性地位,后三者通过语言使用者的言语激活而发生作用。在工作场所中,教学秘书为了让交际能够顺利进行,就必须针对交际语境中的心理世界、社会世界和物理世界来选择合适的交际语言。 　　(一)与物理世界顺应 　　物理世界包括特定的主体、对象、时间、空间(场景)、话题五个因素。任何一个因素的变换都会影响我们对语言形式的选择。比如例1中在解释政策性的条款时,就必须遵循客观叙事的原则,将其内涵一一解释清楚,但是在语气语调的选择上,也应随对象,空间等不同有所选择。但若是对讲述对象进行劝导时,则应遵循情感原则。在沟通过程中,任何表达都不是任意的,要想获得预期的交往价值和目