湖南师范大学教学类档案归档细则-湖南师范大学档案馆.DOC

湖南师范大学教学类档案归档细则 一、归档范围的确定 (一)确定的原则 1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理，教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 (二)归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。 2.归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 (三)不归档的文件材料 1.上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件； 2.上级有关教学的未定稿的文件； 3.重份文件； 4.无查考利用价值的事务性、临时性文件； 5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 6.校内其他单位发来的文件； 7.与校外单位交换来的材料。 以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。 一、教学文件材料的部门立卷与归档流程 (一)形成与积累 1.每年新学年开始后，各院、处、中心、教学部等教学管理部门和教学部门在部署新学年的工作时，同时向本单位的专(兼)职档案人员布置形成积累教学文件材料的任务。 2.各院、处、中心、教学部的专(兼)职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。 3.档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。 4.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 (二)整理组卷 1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。 2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。 3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。 4.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 5.卷内材料一律拆掉金属物，对破损的文件材料应进行修补。 6.凡是文件材料未注明标题或标题不规范、不明确的，可根据文件内容自拟标题外加 ‘〔〕’，以区别于文件原有标题，方便查检。 7.各种材料大小采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。 8.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。 9.按顺序编排页号。无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。 10.填写卷内目录及备考表。 11.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。 12.填写案卷标题，标题要简短、准确。 (三)归档验收 1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。 2.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。 3.教学综合管理文件次年五月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。 湖南师范大学教学类档案归档范围和保管期限表 (一)教务处 综合(JX1311) 序号 归档内容 保管期限 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期 2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久 3 推荐、保送本科生免试研究生的有关文件材料 长期 4 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久 5 教学检查、评估和各级教学质量评奖材料 长期 6 教学工作统计报表 永久 7 教学工作的计划、报告、请示与批复 永久 8 重大活动照片档案及文字说明材料 永久 9 全校四、六级英语考试的有关统计材料 长期 10 有关教材编写方面的文字材料 长期 11 教务处规章制度、岗位职责 永久 学科与实验室建设 序号 归档内容 保管期限 1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期 2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久 3 重点学科、专业、课程、实验室建设材料 永久 4 学科、专业、实验室建设计划、简