文书档案完整课件.ppt

归档文件目录，编页号后装订成册，一般一年一本，一式两套；档案数量少的单位可几年一本，但同一年度目录应在同一目录夹内。目录前应编制目录索引。见下图： 目 录 索 引 XXXX年 党群类 永久---------------------------------1 30年---------------------------------20 10年---------------------------------42 综合类 永久---------------------------------66 30年---------------------------------83 10年---------------------------------92 业务类 关 于 责 任 者  1、责任者是文件的制发机关或署名者，它是一个或几个机关或一个或几个人。 （1）应填写正式署名者和主要责任者。即以谁的名义行文谁就是责任者。单位行文应填写正式署名的发文机关或单位，不能录拟稿单位、拟搞人、签发人等。 （2）以单位名义填报的各类报表，应录入填报单位，不可录入具体填表的部门和个人。 2、领导讲话文件 （1）会议上印发的领导讲话文件，责任者为行文印发的单位。 （2）由会议组织方根据记录整理编印，未经本人审阅的领导讲话或传达提纲文件，责任者为组织整理编印文件的机关。 3、单 位 名 称 录入单位名称太长，则可录入通用简称。如：“中国共产党宜昌市委员会党史资料征集编研委员会办公室”，可录入为“中共宜昌市委党史办”，但在使用通用简称时，应注意行政区划名称不可省略，不可用本市、本局、市局、县局等替代。上例不能简称为“市党史办”。 4、其 他 （1）归档文件责任者有三个以上时，录入前三个责任者，责任者之间用分号“；”隔开，其余责任者用“等”字代替。 （2）文件未署责任者或责任者有误时，考证后填写，并加注“[ ]”。考证不了的，用“□□□”标识。 关 于 题 名 一：一般情况下，应依照文件的标题照实抄录。 二：当文件除了有正题名还有副题名或并列题名时，如果正题名能反映文件内容，则不需要录入副题名；如果正题名未能够反映文件内容，则应将副题名或并列题名一并抄录。 人事任免、干部名册、政治审查、调资定级、人事表彰、报表等相关文件的录入。 ①人员花名册：一本录入一条，题名由单位、年度、花名册名称组成。 例：宜昌市档案局2014年度党员花名册。 ②干部任免文件：发文单位，同一份任命文件中的所有人名必须录全，题名项录不下时，在备注项中续录。收文单位，只录入涉及本单位人员的姓名。 ③报表前有报送函等文件的，以报送文件为录入对象；报表前没有报送文件的，直接以报表为录入对象。 ④由若干分表组成的一套报表，应视作一个整体录入。题名由填报单位、年度、报表名称组成。 例：宜昌市档案局2014年度档案事业统计年报。 三：当文件没有题名或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容，重新拟写或补充题名，并在重拟或补充标题之外加“[ ]”，以示与原有标题的区别。如下举例： 题名中带引用文号文件的录入 题名中带引用文号文件指的是一些单位在转发或办理文件时，常常在本单位制发的文件题名中直接引用被转发或办理文件的文号而未指明文件主题（问题）的一类文件。 例：关于转发鄂档发〔1986〕20号文的通知 应拟写为：[转发鄂档发〔1986〕20号文关于加强机构改革中档案工作的通知] 简报类文件的录入 简报类文件是指按专题或按期号编制的，用以在机关系统内部通报情况、交流信息的一类文件，主要有“工作简报”、“工作通讯”、“情况交流”、“工作动态”、“情况反映”、“情况通报“等。 例：原题名《宜昌档案》2015年第4期 重新自拟题名：宜昌市档案局印发的《宜昌档案》2015年第4期[宜昌市三峡移民档案工作顺利通过国家终验、宜昌各地开展“6·9”国际档案日宣传活动] 领导讲话稿的录入 领导讲话稿是指各级领导人在各种重