机关共通性档案保存年限基准实施后各机关配合事项.DOC

PAGE 機關共通性檔案保存年限基準實施後各機關配合事項 為提升檔案管理效益，發揮檔案功能，機關共通性檔案保存年限基準（以下簡稱本基準）實施後機關應配合辦理事項： 訂（修）定保存年限 檔案保存年限區分表尚未送交審核者 各機關應依機關檔案保存年限及銷毀辦法第2條至第5條規定辦理。 檔案管理局已核准檔案保存年限區分表者 請各機關配合依本基準適用範圍重新檢視業管項目原訂之檔案保存年限區分有否低於基準年限以下者，有者，請即配合修正並逕循序簽陳權責長官核定後實施，免再層報本局審核。高於基準年限以上者，得免予修正。 （三）本基準函頒前產生之檔案 保存年限低於本基準所定者，其檔案已完成編目建檔者，各機關得於自行開發之檔案管理系統，運用系統功能設計，批次修正檔案保存年限，俾便日後進行檔案清理。 基準項目編號註記 本基準適用範圍之檔案，其保存年限區分表以個別編製者，請配合於區分項目適當位置註記對應基準表之項目編號；檔案保存年限區分表採與分類表結合編製者，請於分類號下註記對應之基準表項目編號。註記對應基準表之項目編號，原則上應逐一為之，並以基準表各項目所訂之保存年限最高者為準據。 檔案清理 （一）檔案銷毀作業 為提升審核作業效率，本基準適用範圍之檔案於屆滿保存年限辦理銷毀，請配合於檔案銷毀計畫記載擬銷毀檔案符合基準類別之項目編號，例示如下：（參見附表一） 全數檔案符合基準所訂保存年限 例１：檔案均符合○○類基準所訂保存年限。 部分檔案符合基準所訂保存年限 例１：除分類號○○○及○○○，符合○○類基準所訂保存年限外，餘均不適用。 　　例２：除案名○○○及○○○，符合○○類基準所訂保存年限外，餘均不適用。 　　　例３：除分類號○○○，不適用○○類基準外，餘均符合基準所訂保存年限。 例４：除案名○○○、○○○及○○○，不適用○○類基準外，餘均符合基準所訂保存年限。 基準項目編號之註記，得透過檔案管理資訊系統功能設計，於檔案銷毀目錄基準項目編號欄位逐案記載基準項目編號（參見附表二、三），檔案銷毀計畫得免記載擬銷毀檔案符合基準類別。 （二）檔案移轉作業 基準所列永久保存檔案，請依國家檔案移轉辦法相關規定辦理。 附表一 檔 案 銷 毀 計 畫（範　例） ○○○國民小學 檔案銷毀計畫 銷　毀　檔　案　現　況 數量 檔案年度 檔案存放地點 銷毀目錄冊數 史政機關檢選情形 機關名稱 數量 28,126件 78-85年 本所檔案庫房 10冊 臺北市文獻委員會 130件 銷　毀　檔　案　作　業 擬 銷 毀 時　間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式 檔案管理局核准 後1個月內辦理 北投焚化爐 焚化 檔　案　符　合　基　準　情　形 案附檔案除分類號200，不適用教育類基準外，餘均符應基準所訂保存年限。 備　　　　　註 填 表 說 明： 一、「數量」欄，請填列擬銷毀檔案總件數或總卷數。 二、紙張尺度為A4，欄位大小請依實際需要自行調整。 附表二 檔案銷毀目錄(以案卷為編製單元範例) ○○○國民小學 檔 案 銷 毀 目 錄 檔號：78/100/1 　 卷數：3 　　案卷內文件起迄日期：780101-781231 保存年限：5 　　 案名：體育競賽活動　　 　 檔案產生者：○○市政府及○○國小等 　　　　　 　　調整後保存年限(調整原因)： 　　案情摘要：各項體育競賽（如中華網協各項活動競賽、青少年羽球賽等）、活動(含課間活動、運動會、早操及學生體適能)與單項運動項目訓練比賽之計畫、活動、競賽通知及其成果等相關資料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 基準項目編號：021001 備註：　 檔號：79/200/1 卷數：4 　　案卷內文件起迄日期：790101-791231 　 保存年限：3 　　 案名：環境衛生　　　　　　　　　　　 　　檔案產生者：○○市政府及○○國小等 　調整後保存年限(調整原因)： 　　案情摘要：資源回收工作、校園環境管理研習會、輔導學生整潔活動、定期大掃除及校園綠化等相關資料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 基準項目編號：021103 備註：　 附表三 檔案銷毀目錄(以案件為編製單元範例) ○○○國民小學 檔 案 銷 毀 目 錄 檔　號：71/100/1/1/1-2 基準項目編號：030203-1 案　名：會計報告 目次號 案 由 來(受)文者 收、發(來)