课件：秘书基础二会议组织与管理.ppt

2.3.3 会议记录 1．会议记录的作用 （1）为日后查考提供依据。 （2）有利于会议信息的汇总、交流和总结。 （3）为形成会议的最后文件打好基础。 （4）便于传达和宣传会议精神。 2．会议记录的内容 （1）会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。 （2）与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。 （3）缺席者请假条。 （4）宣读上次会议记录。 （5）由会议记录中产生的问题。 （6）通讯情况。 （7）一般事务（决议应包括会议上的确切措词）。 （8）其他事务（按在会上进行的顺序记录）。 （9）下次会议日期。 （10）主席签名。会议记录在主席签名后应写上日期。 3．会议记录的要求 会议记录要求真实、准确、完整。 2.3.4 会间调度 1．车辆服务 2．应急措施 （1）会议车辆数量、类型。根据会议规模与内容安排确定车辆数量及类型。 （2）会议车辆管理制度。车辆管理任务繁重，责任重大，情况复杂，所以必须建立严格的会议车辆管理制度，保证会议期间的正常使用。 （3）租车管理。当本单位车辆不足时，可向租车公司租用，租车前要调查租赁公司的资质、信誉、服务情况、价格及车辆状况等。 制订会间医疗、安全等应急方案，可与当地医院、公安部门联系，防止会间中毒、疾病、恶性突发事件的发生。 2.4 会后工作 案例中的刘伶为什么会得到了与会人员的连连称赞？ 讨论交流 1．清点与会人员借用的物品 2．恢复会议室原貌 3．清还各种视听设备及用品 4．揭去会场、会议室标示物 5．锁好会议室门窗 知识讲解 2.4.1 会场清理 2.4.2 与会人员离会工作 （1）提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员。 （2）对于重要宾客和远道客人，秘书应协助组织召开一定范围内的欢送会或送别宴会。 （3）分批送站，调配车辆。 （4）清理结算与会人员的相关费用支出，帮助与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开具收据发票。坚持财务管理制度，对于不符合开支规定的项目可以拒付。 （5）妥善安排暂留人员。对于尚未离会，还需短时间留住的与会人员，也应妥善安排食宿。 2.4.3 费用结算与报销 1．会议的收费与付费方法 （1）收款的方法。有些会议需要由与会人员向主办方支付一些必要的费用（如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等），收款时应注意如下事项。 ①在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法，注明可采用的支付方式（如现金、支票、信用卡等）。 ②如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。 ③开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外，如果有些项目无法开具发票，应与会议代表协商，开具收据或证明。 （2）付款的方法和时间表，见表2-8。 2．会议付费的要求 （1）会议经费的名称要规范。 （2）遵守公司零用现金、费用报销的各种财务制度和规定。 2.4.4 会议简报 会议简报是反映会议动态、进程和主要成果的内部简要报道，也被称为会议信息，大多是在会议活动的过程中编写的，有时也在会议活动结束后编写。 会议简报的要求如下。 （1）真实准确。 （2）短小精悍。 （3）及时快速。 （4）生动活泼。 2.4.5 会议纪要 会议纪要与会议记录有什么区别？ 讨论交流 1.会议纪要的种类 （1）办公会议纪要。 （2）工作会议纪要。 （3）协调会议纪要。 （4）研讨会议纪要。 知识讲解 2．会议纪要的拟写要求 经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论。具体要求有以下3 点。 （1）实事求是，忠于会议实际。 （2）内容集中概括，提炼归纳。 （3）有条理，使人一目了然。 3．会议纪要的工作程序 会议纪要的工作程序：完善会议记录—起草、编写会议纪要—确定印发范围—接收者确认—领导签字—打印成文—印制、分发和归档保存。 4．注意事项 （1）绝密级会议纪要只印发与会领导。 （2）一般级会议纪要可印发与会人员，并视情况加发内容涉及的部门。 （3）有