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秘书收发文处理 * （三）工作程序 1.熟悉库藏：才能准确解答利用者提出的问题，提高 利用工作的质量和效率。 此工作包括了解档案内容、成份及存放位置，明 确单位档案的形成、整理状况及利用价值等。 2.分析利用需求 （1）决策人员的档案需求 概括性、综合性高层次的的档案信息； 政策性文件和分析论证材料； 工作活动方面的历史信息。 秘书收发文处理 * （2）基层管理者的档案需求 具体实用的信息档案 业务档案信息 对工作有借鉴作用的 （3）科研人员的档案需求 相关主题档案信息 专题档案信息 （4）工程技术人员的档案需求 内容具体的档案信息 专利、标准文献 同行的档案信息 同项目的档案信息 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 秘书收发文处理 * 3.选择档案利用方式（P216） （1）阅览室提供利用 （2）档案外借 （3）制发档案复制本 （4）制发档案证明 （5）提供咨询服务 （6）印发目录 （7）档案展览 秘书收发文处理 * 4.获取档案：获取档案原件、档案复制品、加工品 5.提供档案：主动、及时提供。 （四）注意事项（P217） 秘书收发文处理 * 二、档案参考材料的编写 （一）相关知识 1.档案参考材料的含义 档案参考材料是档案部门的人员按照一定 的题目，根据所保存档案综合而成的可供有关 人员参考的档案材料加工品，可以介绍和报道 档案情况，直接提供有实际内容的档案材料。 秘书收发文处理 * 2.档案参考资料的编写要求 （1）占有丰富的档案材料； 选择准确、典型的材料。 （2）编写时要做到内容准确、真实、实用、 保密，问题集中，表达简洁概括。 （二）示例分析（P217） 秘书收发文处理 * （三）工作程序（P218） 1.确定编写档案参考资料的种类 （1）大事记：由大事时间和大事记述构成。 （2）组织沿革 （3）统计数字汇集 （4）会议简介 （5）科技成果简介:项目名称、内容、成果等 （6）企业年鉴:一年一卷，年年汇编 （7）企业史志:全部情况、专门情况 2.收集档案材料 3.进行编写 秘书收发文处理 * （四）注意事项 1.档案参考资料改变了档案原来的形式，属于 三次文献。 2.档案参考资料是根据一定的专题，对有关档 案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料。 （五）相关链接: 档案参考资料的有点：利用者不必翻阅大批档案 就可以得到所需的简明材料。 秘书收发文处理 * 三、电子档案的管理（P220） （一）相关知识 1.电子档案的含义 电子档案是在计算机系统中形成的具有考查利 用价值的社会活动的原始记录。 2.电子档案的特点 （1）非人工识读性 （2）对电子技术和设备的依赖性 （3）信息的可变性 （4）信息与载体的可分离性 （5）信息的可共享性 （6）多种信息载体的集成性 秘书收发文处理 * 3.电子档案的种类 （1）按照电子档案的存在形式划分 1）文本文件:文字文件、表格文件。 2）数据文件:数据库 3）图形文件:动态图象文件 4）图像文件:图片、照片 5）声音文件:音频文件 6）多媒体文件:多种媒介文件。 7）命令文件:计算机命令 秘书收发文处理 * （2）按照电子档案的功能划分 1）主文件 2）支持性文件 3）辅助性、工具性文件 秘书收发文处理 * （3）按照电子档案产生的环境划分， 一般办公室工作中产生的文件； 计算机辅助设计和制造中产生的文件。 （4）按照电子档案的属性划分， 普通文件 只读文件 隐含文件 加密文件 压缩文件等。 秘书收发文处理 * （5）按照电子档案生成方式划分， 由计算机直接产生的文件； 对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理 后生成的文件。 4.电子档案管理的要求 （1）真实性 （2）完整性 （3）可读性 （二）示