第5章　电子化采购管理.pptVIP

5．4 电子化采购系统 5．4．1　采购申请模块 5．4．2　采购审批模块 5．4．3 采购管理模块 5．4．1　采购申请模块 　　采购申请这一模块主要应实现以下一些功能： 　　(1)接受生产部门和关键原材料供应部门提交的采购申请； 　　(2)接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请； 　　(3)接受管理人员、后勤服务人员提出的采购低值易耗品、电脑软硬件或服务方面的申请等。 5．4．2　采购审批模块 　采购审批模块应主要完成以下功能： 　　(1)系统能根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的各种申请。 　　(2)对接收到的采购低值易耗品的申请，直接向仓库管理系统检查库存，如库存已有，立即通知申请者领用，如库存没有，用E-mail通知申请者：申请已批准，正在采购中。 　　(3)对于被自动审批未获通过的申请 ，立即通知或邮件通知申请者：申请由于何种原因未获批准，请修改申请或重新申请。 　 5．4．2　采购审批模块 　　(4)通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请，邮件通知申请者的主管领导，由领导登录采购系统，审批申请。 　　(5)对于已通过的采购申请，邮件通知申请者，并提交给采购管理模块。 导入案例：中国石化物资采购电子商务网 把采购工作搬到网上进行，是对传统采购理念和传统采购模式的变革，思想上的不适应，工作上的不习惯，成为摆在我们面前的主要难题，必须采取有力的措施予以推进。 措施之一：高度重视，加强培训、提高各个方面对开展网上采购重要意义的认识。 措施之二：建立制度、分解责任、强化考核。 措施之三：建立运行机制，抓好网上采购工作过程控制。 措施之四：不断完善系统功能、优化业务流程，充分适应管理改革和业务改造的要求。 导入案例：中国石化物资采购电子商务网 措施之一：高度重视，加强培训、提高各个方面对开展网上采购重要意义的认识。面对推进网上采购工作的现实困难，时任中国石化集团公司总经理，党组书记李毅中同志明确提出“采购人员不上网就下岗、供应商不上网就出场”的要求，引起了石油石化各级企业领导的高度重视。各企业先后成立了电子商务领导小组，广泛宣传动员，积极推进工作。为网上采购工作顺利实施，我们集中组织了各石油石化企业物资采购业务人员和供应商营销人员800多人的大规模上网操作培训，要求经过集中培训的业务人员作为骨干回到各自企业进行了内部全体相关人员的二次培训。为了方便各企业自主开展培训，在电子商务系统上增加开发了自助式培训系统，培训面和培训效率显著提高。通过培训，各个方面相关人员对网上采购工作重要意义的认识普遍提高，上网积极性明显增强。 导入案例：中国石化物资采购电子商务网 措施之二：建立制度、分解责任、强化考核。一是为确保网上采购工作的健康发展，中国石化先后出台了《中国石化物资采购电子商务网站运行管理办法》、《中国石化网上采购管理规定》等管理办法，用以规范各石油石化企业网上采购行为。各石油石化企业先后建立了适合本企业具体情况的实施办法，各项规定和办法的出台为网上采购工作铺平了道路。二是要求各石油石化企业物资供应部门把网上采购当作重要工作来抓，按年度、季度、月度制订网上采购工作目标，任务层层分解，责任落实到人，并把上网采购作为上岗条件与工资、奖金挂钩纳入考核范围。 导入案例：中国石化物资采购电子商务网 措施之三：建立运行机制，抓好网上采购工作过程控制。为加大网上采购推进力度，建立网上采购工作月度例会和季度通报制度，及时发现工作过程中存在的各种问题，研究制订解决方案，有力地推动了网上采购工作不断向纵深迅猛发展。总部层面将月度例会和季度通报作为一项制度固化并长期坚持下来，网上采购总体情况、各企业上网采购率排名情况每季度向各级主管领导、审计与监察等总部机关部门、石油石化企业进行通报。企业层面把网上采购情况纳入经济活动分析会等例会的专项内容和经济责任制考核及时奖惩兑现。 导入案例：中国石化物资采购电子商务网 措施之四：不断完善系统功能、优化业务流程，充分适应管理改革和业务改造的要求。电子商务系统投入运行以来，先后组织了4次重大改版升级，系统不断走向成熟。通过不断优化提升，一是将按专业划分的采购业务流程整合为一套统一的、标准化的业务操作流程。二是打破了传统的以行政机构、采购专业为基础的系统设计结构，建立了以物资编码为基础的数据结构体系，适应了业务不断规范和管理不断提升等新要求的快速实现。三是实现了智能化引导操作、用户分级管理业务操作模式，上网操作更简便、更快捷，突出了“以人为本”的系统设计理念。 导入案例：中国石化物资采购电子商务网 8年网上采购实践表明，中国石化物资采购电子商务网已经成为物资采购工作不可替代的重要平台，并且正在为物资供应管理改革、采购业务模式改造、采购业务流程优化发挥重要