第六章_差旅安排——商务秘书.ppt

 第六章 差旅安排 第一节 国内商务旅行的准备 第二节 国外商务旅行的准备 第一节 国内商务旅行的准备 一、需要了解的情况 原因、地点、时间、人员安排 二、应该做的准备工作 1.准备旅行计划 旅行计划应包括的内容有（p193） 1.时间（出差时间、启程日期、返回日期、接站安排等）。 2.地点或线路（出行线路、终点、途经地点、住宿安排）。 3.会晤计划（人员、地点、日期、时间等）。 4.交通工具 5.需要携带的资料（文件、合同、样品等）。 6.目的地的天气 7.差旅费用、现金、办理旅行支票。 8.上司的住宅电话号码。 举例：旅行计划表 旅行日程表 ××总经理行程安排 上海——北京 2008年5月13日——5月15日 内容包括：时间、目的地（要具体到机场、火车站、码头和住宿）、交通工具、抵离时间（航班、车次）、旅馆食宿、活动安排。 5月13日 星期二 上午 7:00 赴虹桥机场（公司派车送达）。 8:40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10:20 抵达北京（×××接机） 11:00 住××宾馆606房间（已预先定房）。 12:00 与××总经理共进午餐（在宾馆）。 下午 14:30 与××总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18:00 与××总经理在公司共进晚餐。 5月14日 星期三 上午 9:30 赴××公司与××董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。 11:30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15:00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在您手提箱内）。 18:00 在宾馆用餐。 5月15日 星期四 上午 8:50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。 10:25 抵达上海虹桥机场（××接机）。 (行程结束） 2.选择交通方式 交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜好等因素） 一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。 秘书需了解这方面的有关知识： 地理知识； 交通知识； 票务知识。 3.制定约会计划： 内容 （1）目的地（省、市名） （2）时间（日期、时间） （3）对象（xx公司、约会者姓名、联系方式等） （4）其他（备注、需要特别提醒的事，如需要带xx材料）。 4.为商务洽谈搜集资料，准备有关材料 （1）准备各类相关文件（如：讨论的问题有关的信件、备忘录等）。 （2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面的资料。 5.准备旅行用品 例如身份证、信用卡、名片、公司产品资料、客户资料、手机、笔记本、活动日程表、地图、照相机及一些私人物品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等，有的还可能要带笔记本电脑。 6.协助准备行李（行李分为托运行李、自理行李和随身携带物品） （1）秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行李的重量和大小（可通过航空公司的旅行手册，或者通过旅行社代办人员）。 托运行李的重量每件不能超过50公斤，体积不能超过40*60*100厘米， 自理行李的重量不能超过10公斤，体积每件不超过20*40*55厘米。 随身携带物品的重量，每位旅客以5公斤为限。 （2）行李：小提箱、公事包、从旁边打开有两格的公文包（衣服可放下面） （3）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能把上司的姓名和地址写在标签上。 7.安排差旅费 1.预支差旅费：先预支、后报销。 2.个人支票：个人支票是指由出票人（个人）签发的，委托办理支票存款业务的银行或者其他金融机构在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。 个人支票分为现金支票和转账支票两种。支票上未划线的是普通支票，可用于支取现金，也可用于转账。在普通支票左上角划两条平行线的是转账支票，只能用于转账，不能支取现金。 旅行支票 外币旅行支票是指境内商业银行代售的、由境外银行或专门金融机构印制、以发行机构作为最终付款人、以可自由兑换货币作为计价结算货币、有固定面额的票据。境内居民在购买时，须本人在支票上签名，兑换时，只需再次签名即可。 旅行支票是一种定额本票，其作用是专供旅客购买和支付旅途费用，它与一般银行汇票、支票的不同之处在于旅行支票没有指定的付款地点和银行，一般也不受日期限制，能在全世界通用，客户可以随时在国外的各大银行、国际酒店、餐厅及其他消费场所兑换现金或直接使用，是国际旅行都常用的支付凭证之一。 各种旅行支票均有不同的固定面额，形似现钞，如有10、20、50、100、500、1000美元等面额的旅行支票。使用时可以零