函回复下级机关公文-NTOU-PersonnelOffice人事室-海洋大学.pptVIP

97年9月24日 公文寫作 報告人：人事室 前言 公文寫作的重要 1.公文是處理公務的重要工具，是在學校服務的我們必須學習的基本工具。 2.公文代表機關學校，公文品質=機關學校品質，公文的良窳，代表學校處理公務的績效，也是個人工作能力的表現。 前言 3.在公文撰擬過程，必須要有高度之責任心，不但要對學校負責，還要向對方或人民負責。因此，在寫作公文時，態度要嚴正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜意氣用事，事情才會處理的合法、合理、合情。遇有爭執時，更應以「對事不對人」之原則，處處為雙方立場著想，才不至於偏激或武斷情事發生。 一、公文的定義 公文程式條例第1條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。」 二、公文類別 1.公文程式條例第2條規定： 「公文程式之類別如下： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總 統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時 用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關 間之申請與答復時用之。 二、公文類別 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。」 2.其他公文如簽、便箋、書函、開會通知、聘書、聘函、證明書、證書及會議紀錄等。 3.本校常用對外公文函、書函、開會通知及公告，常用對內公文簽、便箋、會議紀錄。 三、公文寫作基本要求 措詞要簡潔、言簡而意賅，對應敘述者亦不宜約而不詳。撰擬公文，對行文體系(上行、平行、下行文)不能紊亂，要認清立場，根據法、理、情把握重點，顧及現實環境陳述意見，主旨須確定，用字須適宜，用語須恰當，文理要暢順，做到合法、合理、合情之境界，使對方滿意，因此，寫作公文須細心研擬。 依公文程式條例第8條規定：「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。」 三、公文寫作基本要求 (一)公文要做到「簡、淺、明、確」四字訣 說明如下： 簡-簡單明瞭、化繁為簡、整齊劃一文字，使 公文結構、程式、文字都趨於簡單明瞭， 以求撰擬及閱讀者均可節省時間及精力。 淺-用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂，使 公文所表達之意思，能為一般社會大眾普 遍瞭解。 三、公文寫作基本要求 明-敘事清晰、文義清楚、條理分明，使公文 充分發揮意見溝通，達成處理公務之功 能。 確-主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、 數字精確，多使用直接句、肯定語氣，不 模稜兩可、似是而非，以建立處理公務之 責任觀念，進而提高行政效率。 三、公文寫作基本要求 除上述法定要求外，對於簽、稿撰擬之一般原則中，還有下列要求： 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯 誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪 曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主 題鮮明。 三、公文寫作基本要求 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結 論，應在一定時間內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正及 大小適中。 6.一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用 語、結構格式應力求一致，同一案情 的處理方法不可前後矛盾。 三、公文寫作基本要求 7.完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研 究，從各種角度、立場考慮問題，對 相關單位應協調聯繫。 8.周詳：所提意見或辦法，應力求周詳具體、 適切可行，並備齊各種必需之文件， 構成完整的幕僚作業。 三、公文寫作基本要求 (二)段落要分明：公文寫作應採三段(主旨、說 明、擬辦)活用式之結構，即正文內容各段意 見，應截然分清楚，不得前後夾雜敘述。 (三)正確使用標點符號：公文使用標點符號，能 使句讀清楚，便於閱覽，免除誤解。 (四)其他應注意之原則：寫作公文，應以一文一 案為原則。公文送判時，公文夾應標明承辦 單位及送往單位，以加速公文傳遞。 四、公文結構