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一、目的
为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,特制定本办法。
二、范围
适用于本公司所有借款、报销及各项支出等流程。
三、职责
1.财务部:负责本办法的制定、修改、废止的起草工作;
2.总经理:负责本办法的制定、修改、废止的核准工作;
四、细则
1.费用报销基本制度及流程
1.1报销人必须取得合法有效的报销单据(发票,无发票时需有书面支付凭证,否则不予报销)。
1.2费用报销单填写及票据粘贴要求:
1.2.1报销单据填写应力求整洁美观,不得随意涂改;报销单据项目填写不全、有涂改的按无效单据处理。
1.2.2报销单封面与封面后的托纸必须大小一致,各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好);
1.2.3各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;
1.2.4若报销票据面积大小相同或相似(如车票等),需有层次序列张贴;
1.2.5报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量张贴在一块,并按金额大小排列;
1.2.6报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;
1.2.7报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写,同时,报销人员应在原始单据背面用铅笔签名。
1.2.8报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经领导有效审核批准;
1.2.9有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认,需入库的实物单据应附入库单;
1.2.10出租车等票据需注明业务发生时间、起至地点、人物、事由等资料;
1.3单笔报销总额超过2000元,需要提前一天通知财务备款。
1.4费用报销基本流程:
③会计审核报销凭证字②部门负责人审核①
③会计审核报销凭证字
②部门负责人审核
①经办人填写报销单
开始
⑥出纳审核并付款⑤
⑥出纳审核并付款
⑤会计复核并做报销凭证
④公司负责人批准
结束
结束
⑦经办人领款签字
⑦经办人领款签字
1.5差旅费报销
1.5.1因公出差的办理程序
1.5.1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”,注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金,经部门负责人、公司负责人审批签字。
1.5.1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”,由部门负责人批准、公司负责人审批、财务负责人核准后方可借款,原则上前次出差没有报销,本次出差不予借款。
1.5.1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。
1.5.1.4出差期间发生的共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认。
1.5.1.5出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜,根据差旅费标准填写“费用报销单”,后附“出差申请单”,执行费用报销流程。
1.5.2差旅费标准
职?? 务
住宿标准
出差补助标准
备注
一般员工
120元/天
40元/天
1.出差补助费包含用餐补助、通讯费、饮水费等各项杂费,超标自理。
2.用餐标准:早餐10元,中餐15元,晚餐15元。
3.三餐时间:早餐-07:30,中餐-12:00,晚餐-17:30
4.如出差目的地住宿标准高出本标准的,出差人员应事前向部门负责人申请报备批准。
部门主管和经理
200元/天
50元/天
总经理(副总)
300元/天
100元/天
1.5.2.1出差到经济发达地区(北京、广州、深圳)的,住宿标准可上浮30%。
1.5.2.2住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,差额不予补偿,超出住宿标准部分由出差人自行承担。
1.5.2.3报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算,12点之前出发及12点之后返回按一天计算,反之则按半天计算。
1.5.2.4出差补助依据补助标准和实际出差天数结算发放。
1.5.2.5出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费,回来后补办招待申请程序。
1.5.2.6出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
1.5.2.7不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。
1.5.2.8部门经理以下(含部门经理)出差确需乘坐飞机的,一律先申请,经公司负责人批准后方可乘坐飞机。
1.5.2.9到达目的地后,除公司负责人外其他员工原则上(市内)不得乘坐出租车,应乘坐经济型公共交通工具如公交汽车等,因特殊原因等需乘坐便捷交通工具的如出租车等,须经部门负责人批准,并应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由等记录。
1.5.2.10上述住宿费标准为一个标准间标准。同行两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。
1.5.2.11出差期间因公招待客人、其招待费已报销的,应扣除招待当天的
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