采购与付款内控管理制度.docVIP

PAGE PAGE 4 采购与付款内控管理制度 一、为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范》等法律法规，制定本制度。 二、本规范适用于公司全体在册人员 三、单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。 四、公司应该将采购与付款业务不相容岗位职能相分离，不得由一人同时完成采购、付款业务的全过程。采购与付款不相容岗位职能包括： （1）请购与审批相分离 （2）询价与确定供应商相分离 （3）采购合同的订立与审定相分离 （4）采购与验收相分离 （5）付款审批与付款执行相分离 五、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的各岗位人员进行定期岗位轮换。 六、采购与付款应该严格按照授权审批规定及程序办理，不得超越审批权限。 （一）由需购人提出《请购核准表》（附表一）写明所需数量、规格等，报主管审批； 附表一： 请购核准表 请购部门 经办人 部门负责人签字 请购物名： 数量 询问单价 金额 规格型号 产地 供应商 请购日期 年 月 日 财务审核签字 付款方式 合同主要 条款 主管审批 制表人：________________ 说明：本表由请购人批准购买后交财务，作为付款依据及索票挂账依据；经办人购物后须负责将发票交财务，若无票挂经办人帐待票到销账。 （二）请购审批核准后分三种情况： （1）、机器设备零部件耗材，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由使用单位验收领用，由采购员将购物发票和验收单一并交与财务核对进行财务核算。 （2）、机器、电子设备，由采购业务部门签订合同，交由财务询价核价后，再交主管领导审核后购买；购后交由使用部门验收领用，将发票、验收领用单一并交与财务核对进行财务核算。 （3）、原材料，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由 原料库验收入库。购买发票及验收单一并交由财务核对进行财务核算。 七、对上三种情况在采购验收过程相关联的处理： （一）原材料过磅单与录入合同数不符、购买耗材的领用验收单与实际应用不符，应及时报告主管查找原因： （1）属外部原因由采办人员向供货方联系，进行退价、补量处理；办完手续将上过程所涉票据交财务核账； （2）属内部原因，验收填写差错及时更正，人为损失有责任人赔偿并按照规定处理。 （3）在公司所有购买验收的整个过程中，过磅单、验收领用单必须编号，且号码连续唯一，用完装订成册备查。 （二）机器、电子设备与签订合同条款不符，由主管和采办人员及时向供应商联系，按照合同规定进行协商处理，不得久挂不决形成损失。 八、货款的结算： （一）按照购销合同或协议写明的条款填报《付款审批表》（附表二） （1）、预付货款的，经审定供货商营业执照、税务登记证等证明身份有效合法后，按照购销合同填写《付款审批表》，经审批签字汇款； （2）、货到付款的，必须按照实际验收情况填写《付款审批表》结算货款，没有实际验收人签署意见的款项，财务拒付令其退回补办验收手续。 附表二 ： 付款审批表 201 年 月 日 收款单位 付款物名称 数量 规格型号 单价 金额 1、 ￥： 2、 ￥： 3、 ￥： 质检部签字 验收人签字 财务签字 合计￥___________ 大写： 公司主管审批 增值税专用 发票张数 付款情况 申请付款人（制表人）：_________________ （二）现款现货的支付 按照附表一：《请购核准表》核准后支付，采购人负责发票索要交于财务部。 九、公司在经营采购、验收、领用的全过程中，必须在各环节填写规定的书面依据交财务，财务部在账务处理时必须将上附表一、附表二及验收、领用单作为原始凭据附在会计凭证后。 十、采购部将签订的合同及时录入进销存软件，以便财务核对核算账务数据。 2015年10月8日