怎样召开业主座谈会.ppt

二、业主座谈会流程 4、业主逐一发表意见和建议 因为各项目的具体情况不一样，所以业主提出的问题也会多种多样，以上几点仅供参考。 二、业主座谈会流程 6、有关投诉处理的技巧 （2）处理投诉的程序： 3）回访；　 回访是建立信任，弥补因种种原因造成失误的重要 环节，也是检查工作质量，与业主沟通，搞好关系的最 好机会。 4）总结；　 发生这次投诉的原因是什么？从这次投诉处理中学 到了什么？在今后的工作中怎样才能避免类似情况的发 生，需要作哪些方面的调整。  广东中奥物业管理有限公司 业主座谈会相关事宜 ———怎样召开业主座谈会 2010年11月 业主座谈会相关事宜 一、业主座谈会相关准备 二、业主座谈会流程 三、备注 1、确定召开业主座谈会的时间、地点 2、大致确定预邀业主名单 3、根据预邀业主名单联系邀请业主 4、会场准备 5、对业主可能提出的问题做好应答准备 一、业主座谈会相关准备 1、确定召开业主座谈会的时间、地点 （1）业主座谈会的时间（根据业主闲暇时间来定），定在晚上 18：00左右较为适宜。 （2）地点根据项目具体情况而定： 1）物业会议室 2）房产会议室 3）小区周边其他场地 一、业主座谈会相关准备 2、大致确定预邀业主名单 根据我们日常工作中与业主的接触了解确定邀请哪些业主来参加业主座谈会。 （1）平时在论坛较活跃的业主； （2）会对物业工作提出诚恳意见、建议的业主； （3）确定预邀业主名单的同时，要了解预邀业主的相关信息。 一、业主座谈会相关准备 3、根据预邀业主名单联系邀请业主（1）大致确定了业主座谈会的时间、场地与预邀业主名单后， 逐一预邀通知业主： 1）电话邀请 2）上门邀请 （2）在预邀名单上注明邀请结果，哪些业主确定会来，哪些业 主待定等； （3）在座谈会开始的前一天，再次打电话提醒预邀确定会来的 和待定（业主说有空就来，尚未确定来与不来）的业主。 一、业主座谈会相关准备 4、会场准备 （1）准备业主座谈会的横幅： 根据业主座谈会场地的大小确定要制作多大的横幅，横幅 内容：“项目名称业主座谈会”，如：戈雅公寓业主座谈 会； （2）其他准备： 会议桌椅、签到纸、水果、茶水、餐巾纸、烟灰缸等。 一、业主座谈会相关准备 5、对业主可能提出的问题做好应答准备 座谈会上，业主会针对我们的日常管理、服务提出一些意见、建议，我们要根据日常管理中出现的问题做好相应的回复准备和一些相应的整改方案： （1）平时巡区检查时发现的问题； （2）归纳总结业主的日常报事； （3）论坛上业主反映的问题； （4）其他。 一、业主座谈会相关准备 1、会场布置 2、迎接到场业主，提醒未到业主 3、会议开始 4、业主逐一发表意见和建议 5、项目经理对业主意见、建议相应的答复 6、有关投诉处理的技巧 7、会议结束 二、业主座谈会流程 1、会场布置 （1）挂上横幅； （2）签到台上准备好签到纸、笔； （3）准备足够数量的椅子； （4）桌上摆放茶水、水果、餐巾纸、烟灰缸等。 二、业主座谈会流程 2、迎接到场业主，提醒未到业主 （1）提前半小时在适宜位置引领迎接业主,把业主从大门口处 引领到会议签到处，交由负责签到的人员，指导业主签到 （姓名、房号），再由会场人员引领业主入座，送上茶水； （2）会议开始前10分钟打电话提醒未到业主，再次与其确认是 否有时间来参加会议，提醒业主会议的时间、地点。如下 雨天，可问业主是否需要我们为其送伞，上门迎接。 二、业主座谈会流程 3、会议开始 （1）再次电话提醒未到预邀业主后，等业主差不多到齐，会议 正式开始（如业主没有按时到齐，会议开始时间一般延后 10-15分钟），在此期间，工作人员可招呼业主喝茶水、 吃水果等； （2）会议正式开始，由会议主持向业主介绍与会物业工作人员 （姓名、职位、工作职责），会议的目的，为什么组织大 家召开业主座谈会。 二、业主座谈会流程 4、业主逐一发表意见和建议 由与会业主逐一自由提出问题，对物业的意见和建议。 业主大概会从以下几方面提出意见和建议： （1）环境事务方面 1）保洁方面，公共区域卫生； 2）绿化方面，杂草生长、苗木草坪补种等； （2）工程方面