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LOGO 二OO六年四月 × ×集团公文管理体系 使集团公文管理工作制度化、规范化、标准化，提高公文处理工作的效率和公文质量，配合集团战略升级，塑造高效统一的公文形象。 体系建设目标 主 要 内 容 一、公文概念 二、公文管理 （一）公文管理定义 （二）公文规范格式 （三）公文行文规则 （四）公文流转要求 （五）公文写作要求 （一）公 文 定 义 （二）公 文 特 点 （三）公 文 种 类 （四）常 用 公 文 问题一：请大家列举接触过的公文。－每组指定一人发言 第一组： 第二组： 第三组： 第四组： 第五组： …… 一、公文概念 （一）公文定义 集团的公文（包括电报、传真），是集团在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻集团经营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。 （二）公文特点 —特殊的规定性： 格式、结构、文风 —公认的权威性： 法定的作者、内容的权威、特定的阅读者 —内容的针对性: 一事一文、单一具体、指向明确 —表达的精准性: 不能运用比拟手法，表达朴实严肃 —明确的时效性: 时间明确 一、公文概念 通用类公文 公务类公文：命令、决定、通知等十三种公文 事务类公文：计划、方案、总结、大事记、介绍信等 章程类公文：条例、规定、办法、细则、协议等 礼仪类公文：祝辞、贺电、唁电、慰问信、请柬等 我们常说的公文就是指狭义的公文－公务类公文 （三）公文种类 一、公文概念 公文名称 适 用 范 围 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 公告 通告 “公告”适用于向集团内外宣布重要事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通知 适用于批转下属单位的公文，转发国家行政机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 批复 适用于答复下属单位的请示事项。 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项等 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 （四）常用公文 一、公文概念 第二部分 公文管理 讨论： 1、公文管理在您所在企业的经营管理中是如何发挥作用的？ 2、公文管理应该把握好哪几个关键环节？ 3、你在工作中遇到过哪些公文方面的问题？ （一）公文管理定义 公文管理是指公文的起草、发文、流转、督办、落实、反馈到归档环环相扣的一个系统过程。 二、公文管理 （一）公文管理定义 ——公文管理在企业中的地位和作用 1、在公司治理中的作用 2、在决策系统中的作用 3、在执行系统中的作用 1、公司章程的颁布 2、公司基本法则的制定和公布 3、公司行为和员工行为规范的确立和公布 1、重大决策、重大决议、重要指示的公示 2、各种全局性经营活动的部署和安排 1、绩效考核的组织和结果通报 2、人事任命、利益分配等事项的确定 3、公司所有业务和其他事务的处理 二、公文管理 （二）公文规范格式 是公文的书面结构、公文的用纸要求和印制规范的总和，是对公文的文面要求。 公文格式规范化的含义： 1、标准化，方便阅读、传递与处理，提高效率； 2、规范化，明确紧急、密级等属性，防范风险； 3、格式化，达到协调、统一和醒目，展示形象。 集团的公文格式主要参照《国家行政机关公文格式》 （GB/T9704-1999)制定，后面将专题进行探讨。 公文格式 实例 二、公文管理 集团总部 产业集团本部 成员企业 下行文 上行文 主送 主送 主报 主报 产业集团本部 成员企业 主送 抄送 主送 主报 主报 抄报 平行文 主送或抄送 平行文 主送或抄送 （三）公文行文规则 二、公文管理 （四）公文流转要求 发文办理 下 行 文 流 转 集团总部 产业集团 成员企业 收文办理 发文办理（转发） 收文办理 专题探讨 重点做好制度、规范、指令制定 重点做好制度、规范、指令传达 做好学习、传达、承办和反馈 二、公文管理 （四）公文流转要求 发文办理 集团总部 产业集团 成员企业 收文办理 发文办理（转呈） 收文办理 专题探讨 上 行 文 流