第六节-商务文书礼仪.pptVIP

第六节 商务文书礼仪商务文书的概念与形式 概念： 商务文书是指商务交往中所使用的书面文字材料。 形式： 以文字为主，还包括图片、图表、软件、光盘等。 商务文书礼仪 概念： 商务文书礼仪是指商务交往中对使用、书写商务文书的一些礼仪要求。 ＊商务信函礼仪 写作的基本要求 语言简单朴实、用词准确，条理清晰，语言诚恳，注意礼节。 手写商务信函时，不得使用红墨水或铅笔书写。信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外，简单地横竖对折即可，不宜折成其他特殊形状。 收件人姓名后可用“钩启、公启、安启、亲启”等。名信片用“收”寄件人后不可用“缄” 应写“寄”。 1、邀请信正规的邀请信可称邀请书或邀请函 概念： 邀请信是商务人员邀请一定的交往对象对某项活动，或是前来我方做客时使用的书信形式的文书。 基本要求：言简意赅，同时又不失友好之意。将其打印，由邀请人亲笔签名。 邀请信的内容 说明邀请对方参加什么活动，邀请的原因。 具体的活动日程安排。如：时间、地点、参加人员、需做何准备、服装有无专门要求。 是否要对方回复。 邀请信的写作格式 ①标题、②称谓、③正文、④结尾、⑤落款。 邀请信的结尾可写邀请的时间、地点、电话。 举例 邀请信 尊敬的奥克公司负责人： “2006上海民用新产品新技术展销会” 于今年8月8日在浦东新区国际展览中心 举行，欢迎贵公司报名参观。 报名时间×××× 报名地点×××× 电话×××××× 组委会敬邀 2006年4月16日 2、回函 概念： 采用书信的形式，对书面的邀请所做的答复。 所有的回函，无论是接受函还是拒绝函，三日之内回复。而且越早越好。 格式与邀请函相似。 举例：接受函 拒绝函 回函 非凡影视广告公司总裁郭东林先生： 大兴公司董事长兼总经理李想先生非常荣幸地接受非凡影视广告公司总裁郭东林先生的邀请，将于6月19号上午9时准时出席非凡影视广告公司开业仪式。 谨祝开业在吉，并顺致敬意。 大兴公司李想 2006年6月12日 回函 尊敬的刘嘉敏先生： 我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将 乘飞机飞往美国金山市洽谈生意，故而无法 接受您的邀请。 恭请见谅，谨致谢忱。 此致 敬礼 王帅 敬上 2月12日 3、感谢信 概念： 感谢信是商界人士为了答谢对方的礼仪专用书信。 感谢信 格式：①标题、②称谓、③正文、④结尾、⑤落款。 ①标题－单独由文种名称组成。如、“感谢信”。由感谢对象和文种名称共同组成。如、“致四海公司的感谢信”。由感谢双方和文种名称共同组成。如、“加能公司致四海公司的感谢信”。 ②称谓－写在感谢信开头顶格处。写明被感谢对象的名称或姓名。 ③正文－写明感谢的事由，称赞对方的好品德、好作风、对方形为体现的可贵精神，揭示其时代意义。 ④结尾－可用感谢语言。也可用敬语。 ⑤落款－署上发文单位的名称或发文者姓名。并且署上日期。 举例 感谢信 华晶公司： 由贵单位的大力支持，我省参加“首届 全国希望小学歌咏大赛”活动得以顺利完成。 在活动中，我省代表队以优异的成绩获得大 赛优秀奖。展示了希望小学师生的风采。 在此，我们对贵单位支持希望工程、关 爱孩子们健康成长的爱心义举表示衷心的感 谢并致以崇高的敬意！希望贵单位在自身发 的同时，一如既往地关心支持我省希望工程 这项公益事业。 ××省希望工程办公室 2005年9月30日 4、证明信 概念： 证明信是组织（单位）证明有关人员的身份、经历、学历或某件事情的真实情况时所写的专用书信。 证明信的格式 标题－“证明”或“关于某某情况（问题）的证明” 称谓－第二行顶格写上受文单位名称或个人的姓名称谓