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基于高校二级管理体制下档案管理探究 摘要：高校日益发展的背景下，大部分高校管理体 制从原来的一级管理变成二级管理，档案管理的模式也发生 了相应的变化。加强高校二级档案管理，逐步推动二级档案 管理走上规范化的轨道，促进高校教育教学发展。 关键词：高校；管理改革；档案工作 深化二级管理改革，是高校深入贯彻落实科学发展观和 《国家中长期教育改革和发展规划纲要》精神，构建中国特 色现代大学制度的客观要求，也是进一步构建“科学合理、 充满活力、富有效率、更加开放”的二级管理体制及其运行 机制的现实需要。进一步理清校院两级管理职责，增强学院 办学主体地位，构建与现代大学相适应的的档案管理体制及 其运行机制，对于加快建设特色高水平大学，具有十分重要 的现实意义。 一、二级管理体制下档案管理的特点 二级档案管理归档范围缩窄化 二级档案内容是学校一级档案内容的一个缩影。二级学 院一般只涉及单一学院的教师和学生，其内容包括教学计 划、科研成果、学生管理等方面，二级管理部门涉及的业务 也相对单一，覆盖数量相对较少，是各二级单位改革发展的 重要参考资料，但是，无论从数量还是范围来说，相对学校 层级的一级档案的内容还是减少了很多。 二级档案管理保管期限缩短化 按照《高等学校档案工作规范》，根据档案的价值决定 其保管期限，哪些是永久，哪些是长期，哪些是短期，对于 永久保存的档案要及时移交；为了便于查询使用，一般情况 下，各高校要求在第二年的上半年移交二级档案，即，将原 件或重要资料移交学校一级档案馆（室）存档，复印件则由 二级单位自主保管。较之学校层面的一级档案而言，二级档 案保管的期限相对缩短了很多。 二、二级管理体制下档案管理的要求 建立二级档案归档的前移机制 档案收集、整理、移交到归档，是一个连续的系列过程。 从对二级档案的移交过程来看，经常存在移交不及时、档案 丢失等情况。针对这种情况，学校一级档案部门应该建立完 善的归档迁移机制，将明确列入归档范围内的重要资料，在 二级部门档案形成时期就由一级档案管理人员提前介入，进 行业务指导工作，甚至贯穿于指导整个收集整理过程，使得 归档文件完整无缺，提高归档文件质量，便于长久保存和提 供查询使用。 加强二级档案人员的业务培训 从目前高校档案工作的实际来看，绝大多数高校二级部 门都存在着档案收集不完整、管理不规范、归档机制不健全、管理人员责任不明确等现状，往往容易造成重要文件材料重 复归档、漏归档甚至不归档的现象。因此从学校层面来讲， 加强对二级单位档案工作的指导和对人员的业务培训势在 必行。在日常工作中，除了进行基本的档案管理技能的业务 培训外，还应该有针对性的对不同的教学院部、管理部门进 行分门别类的业务指导。才能从源头上杜绝二级档案移交归 档是产生的各类不规范的现象。 提高二级档案管理的信息化水平 高校作为科学发展的前沿阵地，校园网的建设已经几乎 覆盖了各个高校, 覆盖了各个高校, 相对而言，信息化的教学、科研、管理服 务已经趋于日渐完善和成熟的过程，信息化的高速发展导致 高校各项活动的记录发生于网络数字化环境中，在这个进程 中，档案信息化建设也呈现出势不可挡的发展趋势，大部分 重要文件资源、档案信息都将以纸质和数字形式并存发展已 经成为档案管理技术发展的方向。与传统的纸质档案相比， 各类电子档案的整理、查询、利用都显现出更加便捷方便的 优越性。从这个意义出发，利用高效便捷的信息化技术管理 二级档案，势必有利于节约二级档案管理成本、提高的管理 效率。 三、二级管理体制下档案管理的建议 1 ?加强二级档案管理的宣传力度 强化档案意识，加大宣传力度是加强各二级管理部门档 案工作的前提。应当通过档案工作必要性和重要性的大力， 提高管理人员的档案意识、培养责任心。要广泛通过会议、 宣传栏、培训班、校园网络等各种途径宣传档案工作、普及 档案法律法规知识，以此获得公众对档案工作的支持，树立 档案良好形象。目前，大部分二级单位的档案管理者是兼职 工作人员，在从事本职专业工作的同时承担着本部门的档案 整理工作，应该在日常的业务工作中，形成一套收集、整理、 归纳档案的有效工作程序，有针对性的便捷的在繁复的日常 工作中把档案工作做好做实。同时，身为档案管理者，有必 要积极宣传、普及档案工作的重要性。 2.增强二级档案管理的保密意识 保密工作重于泰山，档案保密工作作为档案管理工作中 的一项重要内容，其重要性也不言而喻。高校二级档案是在 工作中形成的最原始的真实材料，涉及学校教学、科研、管 理、学生工作等各方面内容，如何甄别其是否属于保密范畴 以及如何对有价值的资料进行筛选归档就成为很现实的问 题。根据档案工作的特殊性，形成对口层级管理、逐级落实 的模式，针对二级部门档案的内容，工作人员要从中找到保 密工作与档案工作的契