OA自动化模块操作的使用说明.docVIP

OA 使用说明书 什么是OA OA系统是指办公自动化（Office　Automation）系统，用于企业网上办公。 它是指基于公司现实，通过网络技术，用以提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与其它各类管理系统（如人事管理系统，公司资产管理系统、财务系统等等）紧密联系，有机整合而形成的。 在OA系统中，我们可以通过收发邮件来传递信息，通过信息中心查收公司的各种信息、制度，通过流程管理明确规范公司各种事务，通过内部办公系统管理公司诸如会议、人事、资产等方面。总之，熟练的操作OA系统可以让我们的工作变得快捷规范。 如何使用OA系统 使用前的准备 我公司的ＯＡ系统通过ＩＥ浏览器直接登陆，不用安装其他的软件。启动公司OA系统的方法为：在计算机桌面上打开IE浏览器，在地址栏输入： http://服务器IP地址，然后敲回车键，如果正常的话，系统会自动显示以下画面：如图２-1 图2-1 登陆界面 图2-2 登陆前设置 人员登陆 输入“用户名”（系统管理员为每个人员分配了一个账号即用户名，为了方便起见，一般情况下为姓名的汉语拼音）和“密码”（即：初始密码为“1”，该密码用户可以修改），点击“登录”（或敲“回车”），如果用户名和口令正确，则系统进入以下主界面：如图2-3 。（注：为了方便用户的使用，此时，用户可以选择“记住名字”，这样以后只要输入“密码”就可以进入系统） 图2-3 登录后界面 办公主界面介绍 进入系统后，当前的办公主界面（个人平台界面）有三个部分组成，左侧为子模块功能区；中间为信息提示区，右侧为导航栏。右上方（图中紫色区域）为功能界面选择区，由于切换各种办公主界面。 点击功能界面选择区的“工作流程”，进入到工作流程办公界面（办公流程的定义及使用方法，请见 4.工作流程 ），如图2-4。 图2-4 工作流程界面 相应的，点击功能界面选择区的“信息中心”，进入到公司信息中心界面；点击“内部办公”则进入内部办公界面。 系统功能详解 1. 进入个人平台办公界面，此界面的主要功能是个人日常办公信息处理和各种功能导航。其中左侧子模块功能区包括邮件系统、日程安排、通讯录、万年历、个性管理等模块，以下做详细说明。 电子邮件系统：通过电子邮件系统可以向公司人员发送相关文件及附件。 发邮件：当您需要给别人发送邮件时，您可以单击左导航中的“邮件系统---写邮件（左边粉红色区域）”，如图2-5所示， 图2-5 写信息界面 如普通的电子邮箱一样，此邮箱可以上传附件（图2-5中下部黑色区域），一次最多可以上传10M左右的附件。此外，本邮箱还可以直接通过各种OFFICE文档的形式进行编辑，如需使用EXCEL文档时，点击“EXCEL文档” （图2-5上部绿色区域），如图2-6 图2-6 邮件的文件类型 如要发送邮件，点击右下角的“立即发送”，即可弹出目标人员选择框，如图2-7 图2-7 邮件发送 选择人员时，可选中某一人员，双击，此时人名从“未选择用户”移到“已选择用户”，表示选中；如果选择人员较多时，可按住CTRL键，选择相关人员，再按“”键，则所有选中的人员均被选中。此时，点击“立即发送”即可发送成功。 查看邮件，未查看过的邮件可以从邮件系统的“新邮件”中查阅，查阅过的邮件可在“收件箱”中找到，这很类似普通的电子邮箱，这里不做复述。 在发件箱中，有一个选项“查看”，点击查看可以看到自己发送的邮件的阅读情况，如图2-8 图2-8 邮件发送情况 日程安排 有没有这样的时候，早早安排好的事情，到了眼前却忘了做，或者做着做着却走了样；有时，突然的一阵灵感驾临眼前，却随着时间流逝而消逝了。这样的时候，你需要一个定时提醒的日程表来提醒、规范自己的工作。“日程安排”这个模块，就给大家提供了这样的功能。它的使用十分简单，如图2-9，点击“日程安排”按钮，进入日程安排定制界面 图2-9 日程安排 点击日历的“+”进入编辑界面，在此界面中设定提醒事项及提醒时间，点击确定保存。 当日期为设定日期后，该系统将会提醒，如图2-10。点击后，将弹出本日具体的提醒事项。 图2-10 日程安排定时提醒 通讯录 在ＯＡ系统中，有两处地方可以查到公司员工的通讯录：第一处，在　个人平台－通讯录　目录下，在　公共通讯录　中，可以按照部门查阅员工联系方式，在　个人通讯录　中，员工可以把自己所需的一些联系电话，保存在这个栏目中。 第二处，在　信息中心－知识管理－公司通知　中　最新公司通讯录　将随时更新，员工可以到此处下载通讯录的电子版，如图2-11。 如图2-11 公司通讯录 个性管理 个人平台中的 个性管理 栏目主要用于OA个人设置，包括OA帐户密码设置（修改密码），个人档案设置（用于设置个人基本信