第四章办公室环境的布置与管理.ppt

　办公室环境的布置和管理 教学策划 学习目的:本章重点介绍办公室事务中的办公环境和用品管理,帮助你尽快熟悉办公室的工作环境，提高工作效率。 学习重点:1、办公环境管理的内容与要求； 2、办公环境管理的措施。 学习难点:1、如何布置办公室； 2、办公室安全管理的 方法与技巧； ?????? 3、识别办公室安全隐患； 4、技能训练。 一、 办公室环境的含义（重点）? 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 上司及文秘人员的 办公室、问讯处、 接待室或会议室等。 二、办公环境的管理原则（重点） 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 (1)创造舒适而工作效率高的环境。 (2)塑造组织形象。 (3)建立挡驾制度。 (4)有利于保密工作。 上司的工作内容、爱好、 年龄和个性。 想想看： 办公室的七大效率杀手有哪些？ 三、办公室的布局与布置 （1）布局? ①封闭式布局。 ②开放式布局 （2）办公环境布置（难点） ① 布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 ②布置的原则1 办公室，采用一个大间。 桌子， 使用同一大小。 档案柜，应与其他柜子的高度一致。 布置，采用直线对称。 有许多客户来访的部门，通常置于入口处。 主管的办公区域，需保留适当的访客空间。 主管的工作区域，位于部属座位之后方。 ②布置的原则2 全体职员的座位，应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 公共空间和私人空间，应保持一定的独立性。 桌与桌之间，应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品，应放在伸手可及的地方。 办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。 考考你 安装隔音设备 配备合适光源 选择理想的办公桌椅 合理放置办公设备 调节合适的空调温度 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 考考你 怎样美化办公环境？ 四、办公室的视觉环境管理1 包括办公室内覆盖物的颜色和照明。 1.覆盖物，它包括墙壁、天花板、 地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。 (1)有效地使用颜色。 (2) 颜色应协调一致。 办公室的视觉环境管理2 2．照明： 1）光线的量；2）光线的质；3）光的设计。 ?光亮宜遵循以下原则设计： ①降低光源强度； ②避免直接光射； ③避免物体遮光。 五、办公室的听觉环境管理 听觉环境：指办公 室所处的有益声音 或有害声音。 六、办公室的空气环境管理 1) 温度： 　 清理和清扫的范围 办公用品、 书架上的书籍、 文件夹里的资料、 地毯、 整套沙发装饰、 抽烟工具、 挂画、摆设、废物筒。 文员办公室的布置 办公桌、电话、文件夹、各种笔、胶水、剪刀、回形针、印盒等文具、办公桌抽屉里的物品、文件柜等。（下班前） 七、办公室的保健与安全环境管理 1、保健 ＊定期健康检查；＊灌输卫生知识； ＊采取疾病预防；＊保持环境整洁； ＊推行健康运动；＊举办康乐活动。 2、安全管理 （1）树立安全意识 掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益； 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。 (2)识别办公室安全隐患1（难点） 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备 有突出的棱角；橱柜等端堆放太多 东西有倾斜倾向等。 (2)识别办公室安全隐患2 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露、拖曳电话线或电线、电脑显示器摆放不当的反光、复印机的辐射、违规操作等。 (3)进行安全检查 包括办公环境和办公设备两部分： 要区分“隐患记录及处理表”和 “设备故障表”的使用。 前者记录的是隐患，包括办公环 境和办公设备两部分； 后者是记录办公设备运行中 出现的故障。