P物业文件资料管理制度.docVIP

P物业文件资料管理制度 1、目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2、适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 3、职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 4、相关文件 《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3 《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4 5、工作程序和管理办法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。 5.1.2总经理助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。 5.2文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a)内业资料; b)图纸资料; c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件; d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件; e)与服务过程有关的合同协议; f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。 管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。 5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为: a)内行文、外行文: 1 b)未被质量体系引用的外来文件: 2 c)与服务过程无关的合同协议: 3 d)未被质量体系引用的法律法规: 4 e)行业标准性文件: 5 f)照片、录像带:6 g)电脑贮存:7 5.3文件、资料目录的索引号 X-X.X-XX 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。 5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。 5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。 5.5 文件、资料的发放 5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。 5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。 5.6 文件资料的调用、借阅与归还 5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续 5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。 5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料