第二章时间管理(1).pptVIP

王明对于下午时间的安排有三种方式：一是先处理技术问题，希望稍后能挤出时间来处理琐事；二是先处理琐事，让自己的一个助手来解决那个技术问题；三是把那堆琐事按照是否需要自己亲自处理进行划分，集中精力处理需要自己亲自处理的琐事，剩下的事情由其中一个助手处理，另一个助手解决那个技术问题。王明最后选择了第三种时间安排方式。 你会选择哪一种时间安排方式呢？通过本章的学习，您将对时间管理有一个系统的了解和深入的把握。 目前，我国人均寿命是75岁。在0~14岁，我们玩游戏、看电视、上学、与小伙伴玩耍；在15~24岁，我们在学校学习基础知识和专业知识；在24~44岁，我们开始我们的职业，并发展职业；在45~60岁，我们稳定地工作，并享受工作成果；60岁以后，我们安享晚年。 1．收集 收集就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入收集箱（GTD中称为inbox）中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也可以是用来记录各种事项的纸张或其他设备。收集的关键在于把任务赶出你的大脑，将任务记录下来，形成待办列表。 2．整理 将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将stuff按是否可以付诸行动进行区分和整。不能付诸行动的内容可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行则对下一步行动进行组织。 3．组织 组织是GTD中最核心的步骤。组织主要分为对参考资料的组织与对下一步行动的组织。 对参考资料的组织主要使用文档管理系统。人们可以用很多工具去存储这些资料，比如网文快捕、Onenote。 4．回顾 回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，并更新你的清单。回顾可以是日回顾、周回顾，通过对工作和其他事情的回顾，你可以看看哪里做的不好，哪里需要改进。回顾还可以确保GTD系统的运作。而且在回顾的同时，你还可以重新检视查计划，对计划作出调整。 5．执行 Do it！现在你可以按照每份清单开始行动了。在具体行动中，你可能需要根据所处的环境、时间的多少、精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项。 案例 王先生觉得公务员的工作枯燥无味，于是辞掉公务员的工作，转战外企，准备开启自己职业的另一片天地。但是，由于公务员的工作让他已经闲散惯了，所以初到外企，他总觉得时间不够用，无法按时完成工作，压力很大。王先生找到他在外企工作的好朋友李先生，让李先生给些关于时间管理的建议。李先生是GTD的忠实Fans，他给王先生讲了GTD时间管理的方法及该注意的事项，具体如下： 案例 首先，记录下你所有没有完成的事情。请注意：是所有，是100%，而不是99%。一个能管理好时间的人，他的脑袋不是用来思考哪些事情没有完成，而是用来思考解决方式的。因此，要随时记录你的未尽事项，比如你邮箱里面需要回复的邮件、文件筐里需要签字的文件、电脑上的便利贴、买杂志等。 其次，整理这些没有完成的事情。时间是有限的，因此，你需先区分哪些事情是需要你自己采取行动的，哪些事情是不需要你自己采取行动的，把后者直接划掉，并安排事情处理的先后顺序。 案例 接着，组织需要采取行动的事情。将需要采取行动的事情分为几个类别，所有可以在5分钟之内处理完毕的就马上动手去做，若5分钟之内不能处理完毕的事情，就把它在事务清单中写下来。需在电脑边上完成的可准备一份“电脑清单”；需通过电话完成的可准备一份“电话清单”，在 “电话清单”上把所需要通话的人的人名、电话号码及一些备注信息都写下来；与老板有关的可准备一份“老板清单”，在“老板清单”上记录所有需要向老板请示、汇报、讨论的东西，方便你在见老板时一次性完成所有相关事务。同时，需要将有特别时间限定的事情列入日历中；对于将来可能需要处理的事情，需要将其放入“将来/也许清单”中；并将参考材料规整放在自己随手可得的地方。 案例 然后，经常回顾。一个好的时间管理体系，需要你经常回顾，把已完成的事情删除，并加入新的任务和事务。 最后，执行。执行是我们收集、整理、组织、回顾的最终目的，在落实前面的4个步骤后，你就能比较轻松地掌控你的时间，做最重要的事，按时完成任务，减轻压力。 二、时间管理的技巧 （一）做好计划 计划就是在设定目标的基础上为了实现目标而做的准备。计划的最大好处就是赢得时间。经验表明，做好计划便可以节省时间。做计划最重要的原则是形成书面文字。 案例 传菜领班的工作计划 周倩在上海某大酒店上班，主要工作是负责传菜。工作半年后，由于周倩总能又快又好地传菜布菜，并且做事不慌不乱，酒店餐饮部经理将其提升为“