办公自动化系统综述.docVIP

第三部分 办公自动化系统 3.1企业信息化管理的现状 随着企业竞争的日趋激烈，传统模式下的外延式和规模化的发展越来越受到挑战，企业的规模化发展已经遇到了瓶颈，而企业信息化建设的目的便是通过数字神经系统对企业运作的各个环节进行控制和反馈，达到知识的积累更新和技术的创新，从而实现企业的内涵式和创新式发展。 企业已经在信息化的道路上走了很长的时间 ，各种软件已经在普遍的使用。但是，这些资源之间仍未被集成起来，每一个信息系统都是孤立的，信息的流动速度不够快，信息的共享程度相当低。这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，比较集中的表现在以下几个方面： 3.1.1、信息的膨胀 大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12－18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。 3.1.2、信息的孤岛 企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，数据之间缺少应有的关联性。 3.1.3、信息的非结构化 信息的结构化就是需要让系统内的信息按照的一定的方式能方便的被呈现给需要查询信息的人员手中。对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些死角里会隐藏了非常重要的信息资源。 3.1.4、信息的非个性化 董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：信息内容、访问权限、访问频次、门户差别等等。而现在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。 3.2企业面临的问题 信息的膨胀，信息的孤岛，信息的非结构化，信息的非个性化将会给我们带来明显的问题： 整体效率低下高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等；任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握；传统事务处理方式手续烦杂，效率低下； 工作运转不畅为执行某个任务，但由于信息的不流畅，导致各方在等待中浪费资源。企业机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求；推脱问题，避免责任，抱怨对方导致的结果是整个工作链的断缺。 信息流通不畅人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系，信息流通不畅；合适的信息，不能在合适的时候到达合适的人手中，造成很多信息的延误。 更多问题的提出： 如何实现企业全面地、持续性的发展和提高？ 如何赢得市场？ 如何使企业内部的知识得到积累，共享和创新？ 如何保持良好的客户关系？ 如何有效地进行成本控制？ 如何动态地支持企业机构和流程的变化？ 如何与客户、供应商、合作伙伴形成紧密的价值链？ 如何在企业内部形成紧密的协同工作关系？ 如何使信息共享化、结构化和个性化？ 如何将准确的信息第一时间传递给准确的人？ 如何获得商业智能和准确决策？ 如何提升企业的核心竞争力，从而在高度竞争的全球化经济体系里获得成功？ 3.3 OA系统简述 浪潮办公自动化系统（OA系统）是以公文流转和知识管理平台为核心的企业协同管理全面解决方案。系统采用Internet/Intranet技术，客户端全部采用浏览器（IE），包括内部各类信息的交流、公文的自动流转、内部的电子邮件系统和工作流程的制定集成等功能。为企业的内部管理提供一整套稳定安全的解决途径。另外，浪潮OA系统为用户提供了标准的数据接口，方便用户的功能扩充，集成用户现有的各类业务管理系统，充分利用用户的各种资源信息，达到数据共享、信息共享的目的。因此，浪潮OA系统既是一套办公自动化应用软件，也是一个企业信息协作的基础平台。 3.4 浪潮OA系统特点 3.4.1 跨平台运行 实现真正意义上的跨平台运行，即：同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行，以便企业可以根据业务需要和投资能力选择最佳平台，并且帮助企业顺利实现不同应用水平阶段的平滑过渡。 3.4.2 支持多种应用系统资料交换 适用于企业已经建立了各自的应用系统。在电子商务时代，企业将会要求新系统也能与原有系统进行资料交流和集成，从而有效利用已有投资。例如，已经采用财务软件的用户，希望整个业务管理系统也能与目前的财务系统资料共享。 系统高度集成 进入系统的资料要能根据事先的设定以及管理工作的内在规律和内在联系，传递到相关的功能模块中