如何管理电脑中的文件及文件夹.docVIP

如何管理电脑文件及文件夹 我们有的人办公桌上的文件成堆，找的时候找不到，电脑内的文件也是放的乱七八糙， 有的桌面上堆满了临时文件， 文件夹的划分没有规矩， 文件存放时又乱放， 而且文件的版本 也十分混乱， 经常出现硬盘不够用的情况， 实际上一个文件存了很多份， 而且拷了一堆无用 的文件在电脑里。事实上，我们真正需要的是坐下来，多动动脑子，想一想如何管理好自己 的电脑了，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。 一、目标： 文件能在 15 秒内找到； 文件归类合理； 没有无用的文件； 不同版本管理合理； 文件的备份及时。 二、具体做法 从硬盘分区开始， 每一个分区放什么要十分清晰， 一盘电脑分区为 4 个区比较好， C 区 用来放系统文件， D 盘用来放置工作文件， E 盘用来放个人文件和娱乐文件， F 盘用来放备 份文件或长期不用的文件。 不同的文件不能乱放， 当电脑重新做系统后， 文件是全部不会丢 的。 文件夹的设置：原则是不漏不重、命名简洁、设置合理。 不漏不重就是所有的事项都有相应的文件夹对应， 既不漏掉， 也不应产生重复。 如果是 偶然来的事项， 不好归的话，我们可以设置一个其他文件夹； 命名简洁，就是命名时很容易 地看出里面是什么，而不是必须进去后才能知道，字数不宜太多，一般 3-6 个字即可；设置 合理是指内部的文件数量要差不多， 如果一个文件夹每年只有一两个文件， 而一个文件夹一 年产生了 300 个文件，则说明不太合理，将太少的文件夹合并，将文件太多的文件夹分开。 按事项设置完了以后到每一个子项， 如果是技术类的可以不分年， 如果是管理类需要分年的 尽可能的分成年代，一年一个文件夹，今后就非常好找。 一个分区设置文件夹不宜过多，一般限制在 20 个以内，对于一般的技术人员，如 D 盘 主要放工作中的文件， 按自己的工作分几个文件夹， 对于一些临时收到的文件夹可以建立一 个待办事项文件夹，当这个文件夹中的文档处理完了以后，就应该对于系统中的我的文档， 可以放一些临时文档。 如果一个子文件夹虽然文件不多，但有个别文件太大，如一个 2G，则将这些大文件不 要放的太深，最好单独放置，可以设置一个专门的文件夹，这样备份的时候就比较好备份。 举例说明： D 分区（工作） 根目录 : 部门管理 人力资源 收到公文 上级制度 部门制度 培训管理 技术监督 会议纪要 计划总结 政治学习 合同管理 参考资料 本人工作 个人情况 工作总结 技术报告 电话 常用规程 培训资料 照片及视频 照片素材 视频素材 做好成果 侍办事项 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录， 如图片目录用 image ，多媒体目录用 media ，文档用 doc 等等，简洁易懂，一目了然，而 且方便用一个软件打开。 这样，当我们想要找到一个文件时， 能立刻想到它可能保存的地方。 三、版本管理 在编各种文档时， 我们一般均要进行多次的修改， 这样就会出现不同的版本， 一般情况 下不要将旧的版本删除， 而是编好相应的版本，均进行保留。 在未正式成稿前，可以在文件 名之后标上 V0.1 ，V 代表 version 版本， 0 代表这是草稿， .1 代表这是草稿的第一版，如果 草稿做了修改则为 V0.2 ，依次类推，到了正式发布的第一版则为 V1.0 ，发布后再改，小的 改动我们可以在小数点后加，如 V1.1 说明正式发布版本有了较小的改动；大的改动可以在 小数点前加，如 V2.0 则说明比 V1.0 有了较大的改动。这样就非常清晰明了。 四、经常整理 文件夹在使用了一段时间后，可能东西越来越多，也有时更换电脑，更换工作岗位， 都需要整理电脑。 这时候就需要进行整理， 其坚持的原则是一样的， 过期不用的原则上可以 删除，但如果不是很大的文件我建议还是找个移动硬盘备份下来，也许今后用得到。 五、定期备份 必须养成定期备份的好习惯，而且应该是不同介质的备份。一般重要的东西可以在办 公电脑上有一份，家里电脑有一份，在移动硬盘或光盘上再备一份，这些应永远不会丢了。 备份时要写明备份的时间等信息， 并妥善保管备份介质。 一般情况下半年或者有较大变动时 需备份，一个星期进行一次增量备份。 六、其他技巧： 1、排序：如果经常访问的文件夹在后面，就在此文件夹前加一个 “A”或“★”，这可 以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面， 而相对次要但也经常访问的， 就 可以加上 “2或”“★★ ”，以此类推。 2、文件名要力求简短 虽然 Windows 已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。 3、 发挥快捷方式的便利 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择 “创建快捷方式 ”，再将生