新编秘书理论与实务项目四--办公室日常事务管理.pptVIP

任务三 邮件事务管理 (4)打印信封。信封的书写格式，中文和英文不同，秘书应根据收件人来确定采用中文还是英文格式。如果需标注特殊的邮寄标记，如confidential mail(机要邮件)、personal mail(私人邮件)等，可以打印在信封的左下侧(也有的打印在邮票的左下侧)，用英文时应全部使用大写字母。另外，邮寄标记还应同时打印在信纸上，只是用英语时既可以全部使用大写字母，也可以首写字母用大写，其他字母用小写。 (5)邮件的装封与折叠。邮件装封之前，秘书应该注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。信纸的折叠应该根据信封和信纸的规格而定。(6)核对名址。在交寄邮件之前，要对所发邮件进行查对，秘书必须认真核对信封上的收件人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致，确保邮件传递准确。 任务三 邮件事务管理 (7)装封登记。邮件装封除了要考虑方便收件人拆阅(折叠时宜将信纸的上下或左右纸边留出大约0.5 cm的距离)外，还要注意整齐美观(根据所使用信封的大小，信纸可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法)。多页信纸应按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出。秘书在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发送信息进行记录并对发出的邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。(8)及时发送对外信件。要了解邮政方面的规章制度和寄发时间，选择适当的邮寄方式将信件及时送出。邮件的寄发可以采取多种方式。 任务三 邮件事务管理 二、电子邮件的处理 1.电子邮件的整理(1)为经常通信的客户分别建立专用文件夹。每次收到电子邮件后都要分别将其存放到客户专用文件夹中，也可通过设置收发邮件规则，使计算机自动做到这一点。对于来往很少的人的邮件则可设置一些临时文件夹存放，过一段时间后再作整理。(2)将电子邮件排序。通过排序可以使放在各个文件夹中的电子邮件井井有条、一目了然，提高秘书工作效率。(3)删除无用的文件夹。由于时间的流逝、市场的变化，有些客户已经不存在或不可能再联系，为了便于管理，可以删除一些无用的文件夹，做到精简管理。 任务三 邮件事务管理 (4)压缩、备份文件夹。如果一些电子邮件很重要，但又不想用太多的磁盘空间来存放，可以采用压缩功能来存放或备份文件、文件夹。2.安全设置 电子邮件的合法性以前备受质疑，如今可以通过安全设置，保障电子邮件的合法性、保密性。这对于秘书人员来说是至关重要的，可以通过安全设置获取你的数字标志。通过在电子邮件上加数字签名，可使电子邮件具有合法性、唯一性。发送重要文件或机密商业信件，可以采取在电子邮件中添加数字签名和附件加密的措施。 3. 查阅电子邮件的管理 单击”收件箱”文件夹，在邮件中显示出所有接收到而未归档的电子邮件，系统会根据已阅读情况，自动给电子邮件加上已读或未读的标记(用户也可以自行设置) 任务三 邮件事务管理 任务实施 郝伊可在收到当天的邮件时应与以往的邮件区别开单独放在一边，之后要做的是： 1.收到的邮件进行分类。私人邮件要直接交到收件人手里，公务邮件要将其分为重要邮件和普通邮件。 2.拆封邮件。邮件分好类后是否拆封，应按与上司事先约定的办法处理。如果应该拆封，应用剪刀或启封器等工具，不能破坏邮件上的一些重要信息，同时也要保持邮件封皮的美观。 3.拆封后可以进行阅函和登记最后呈领导。 任务四 零用现金管理与报销手续办理 任务情境  秘书苏珊刚到办公室，工程部小李就来找她借款。小李说元旦在即，工程部要召开一个茶话会，需要八百元钱买些茶点。 思考：这时候苏珊应该怎样做？ 任务四 零用现金管理与报销手续办理 任务分析 1.零用现金的管理办法(1)秘书人员必须建立一本零用现金账簿，注明收到现金的日期、金额，支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等，有的还在账目上进行分析，便于了解花销的情况或去向。(2)内部工作人员需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途、金额、日期。 任务四 零用现金管理与报销手续办理 (3)秘书人员要认真核对“零用现金凭单”，经行政主管签字后，方可将现金给付需用者。(4)秘书人员要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与“零用现金凭单”上填写