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商务活动中写好外贸英语函电的技巧 商业科技 商务活动中写好外贸英语图电的技巧 一杨渊乐山师范学院 [摘要]随着经济全球化的不断加剧,世界各国的贸易往来日益增多,外贸英语函电在商务活动中的使用越来越多,且作用愈 显重要.本文就外贸英语函电书写的基本原则和技,了进行介绍和分析,阐明在商务活动中把握这些原则和枝,了,对于促进贸易双方 的友谊,达成共识,最终达成交易是非常有利的. [关键词]商务活动外贸英语函电原则枝,了 外贸英语函电不同于普通的英语信件它是用商业语言进行 相互沟通的一种交流形式.是从商人员之间进行业务磋商的书面 表达.其内容具备法律效力.是外贸活动的组成部分.因此.掌 握好书写外贸函电的原则和技巧.是做好交易的前提和基础. 一 ,遵循用语正式规范,用词严谨.准确的原则 外贸函电是一种公文性质的信函.其内容涉及商务活动的多 个方面目的在于建立业务关系并达成交易因此外贸函电首先 要注意语言的正式.规范.外贸函电大量使用书面语和专业词汇. 也常使用古体词或外来词来增加函电的严肃正式意味.常使用 书面语如:withregard(关于).deliver(传送).purchase(购 买).request(要求)等.常使用专业词汇或半专业词汇如:credit (信用证)honor(承兑).claim(索赔).draft(汇票)等.多使用古 体词如:hereinafter(之后在下文中).herein(在此.于..之 中).hereby(下述)thereinafter(在下文此后)therein(在那里. 其中)whereas(鉴于)whereby(根据.凭)等.有时使用外来词 如:asper(按照)ex(在...交货.在...前免税后常接works warehousedock等).re(事由)talequale(常用于onthetale qualebasis短语中.意为:按照样品)forcemajeure(保险用语 不可抗力)等. 二,遵循语言清楚明确,不产生任何歧义和模糊的原则 在经贸易往来中交易各方处于不同的国家和地区.由于语 言文化的差异极易产生误解.而根据国际贸易惯例和法规.交 易双方往来的函电是交易的一部分具有法律上的效力因此要 力求准确无误.书写外贸函电.在词汇选择上要遵循选择词义 相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则.如用tariff而不 是tax,initiate而不是startacquaint而不是befamiIiarwithcon- stitute而不是include等. 三,遵循简洁明了.但又不失礼节的原则 外贸函电应是简洁明了.避免使用语言的累赞或超出语.但 是简洁不是简短.要把函电所涉及的内容说清楚.在简洁和礼貌 相冲突时.要选择礼貌.而不是一味地简洁.人们在长期使用外 贸函电中.逐步形成了许多约定俗成的专业术语.恰当地把这些 术语应用在外贸函电的书写中.不但能使函电内容简洁明了.又 给对方留下良好的印象.有利于促进友谊.最终促成交易.在简 洁方面.常用的一些缩写词汇.如:Re:regarding(关于):EMP: EuropeanMainPort(吹洲主要港口);AM:Amendment修改书:A/ O:Accountof进某户帐:C/N:CreditNote收款通知;B/D:Bank Draft银行汇票;B/L:IofLading提货单等.有时候还可把 较长的内容在不影响原文内容的情况下.进行高度概括.从而达 到简洁明了的目的. 四.遵循礼貌原则 外贸英语函电是商家间的文字交谈.礼貌可以带来友谊.可 以达成交易.可以带来利润.外贸函电中的用语.应体现出商人 的文雅婉转.尽量少直接说”不”字.尽管有时候会遇到要拒 绝对方的要求或条件的时候.但一定要注意语气委婉.尽量做到 既表达了自己的意愿又不伤害对方的颜面不破坏长期友好的 贸易关系.如: Weshall_begrateful(thankful/obliged)ifyouwould(表 示感谢的几种说法) ForthisreasonwecannotbutdecIineyourproposa1.(用 decline表示婉转) 以上的表达方式常常给对方一种被尊敬的感觉.所以有利于 交易的达成即使达不成交易也不会失去商家的良好形象为以 后的交易打好基础. “礼貌”除了体现在函电的用词恰当得体上.还体现在回函的 及时性.以及在函电的书写中要处处从对方的角度去考虑有什么 要求.而不是从自身出发.在语气上更尊重对方等方面上. 五,遵循多样化表达的原则 多样化的表达方式可以使外贸函电表达生动有节奏感.分 段长短不同或一段内句子有