档案室建设方案课件.docVIP

高校档案馆收藏有高校的教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、学位论文 等非常重要的文献资源。 档案室建设方案 一、 硬件设施 1． 库房要求：应尽量按照《档案馆建筑设计规范》的要求建造档案库 房，远离火源、水源、和污染源等基本要求，门窗应有较好的封闭性。 2． 装具：为方便使用，可选用密集架。需要注意的是，安装使用密集 架对对地面承重能力有较高要求，楼板承重力一般需在每平方米 /600 公斤以上。 3． 设备：档案保管的技术设备，如去湿机、加湿机、空调、灭火器、 装订机、复印机、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等等。 4． 卷皮和卷盒：按照需要购置。 5． 消耗品；防霉防虫药品，吸湿剂，各种表格及管理性的办公用品。 二、 档案管理流程 1． 规划出档案分类方法，建议采用职能机构——时间——事件的分类 方法。统计出校内独立并且其档案需要归档的职能机构的总数量， 对各职能机构 档案的数量以及更新速度有个初步的了解。 根据具体情况， 把 800 平米的档案室 按合理划分出若干个科室。 2． 接下来就是档案的收集，学校各机构（院系之类）把非现行且具有 价值的文件统一移交到档案室， 同时规定， 以后各机构应随时把需要归档的文件 移交到档案室，并做好登记。档案室对移交过来的档案进行排列、分类、装盒、 上架，做好类内案卷排列和案卷目录。 3． 档案使用过程中的维护和保护，首先做好“八防” ，防火、防水、防 潮、防霉、防虫、防光（使用白炽灯） 、防尘、防盗。然后是定期检查，清点。 4． 鉴定与销毁，对档案应进行定期的价值鉴定，依情况一年或者半年 一次，在价值鉴定时， 建议相关院系机构派出一名人员协助， 因为他们更清楚自 己机构产生的档案价值是否依在，对已无价值过期的档案销毁清理。 5． 档案利用，原则上只对校内服务，要有进出登记，以便备查。 6． 条件允许的话，可将档案进行数字化，建成档案数据库，各机构可 在校园网上通过账号 /密码的方式查阅档案资料。