文件编号管理办法课件.docVIP

一、 目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确 保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 二、 适用范围 本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控 制，具体如下： 1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件； 2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等； 3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等； 4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件； 5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。 三、 编号方法 XXXX-XX-XX-XXXXXX-XX 状态及版本号⑤ 发文日期④ 文件类型③ 发文部门② 公司名称代码① 1、公司名称代码 公司全称： 安徽人和建设科技有限公司 简称： 人和建设 代码：RHJS 2、发文部门 综合管理部： ZG 项目工程部： XM 待续 3、文件类型 (1) 管理类—RUS. (2) 合同协议类— CON（. 此条适用流水号编制，参加 6.1 ）） (3) 技术类—SOP. (4) 表格类—GF. (5) 其他类—SR. 4、发文日期 日期格式由年月日表示 yyyymmdd如5、文件状态与版本号 5.1 文件状态符号的说明 ： Add.版本号 增编 Corr. 版本号 更正 Rev.版本号发布（新发布或取代已发放的文件） 5.2 版本号的使用： 第一版（原件）用 Rev.1.0 表示 对第一版进行细部调整用“状态符号 Add.1.1 / 1.2 ? ? ”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号 Corr.2.0 / 3.0 ? ? ”表示 例：公司综合管理部在 2017 年 10 月 1 日发布第一版薪酬管理制度 , 文件编号为： RHJS-ZG-RUSRev1.0 6、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由 001开始依次为002、 003......., 除附件流水号起始值为01 外，其余文件流水号起始值均为001。所 有文件流水号在每年 1 月 1 日自动归零。 6.1 合同协议类编号格式： RHJS-ZG-CON-C-201710-001 6.2 格式说明：公司名称 - 部门编号 - 合同编号 - 合同类型 - 年月 - 流水号 6.3 合同类型（ C-承揽合同（施工合同） ；P-采购合同； H-劳动合同； Z-租 赁合同； T-技术开发合同； O-其他合同） 四、编号管理 1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方 可发布。 2、本办法解释权归属公司综合管理部，未尽事宜另行补充，经总经理批准 后执行。