RFID技术在挡案管理中的应用解决实施方向书.docVIP

RFID技术在档案中心档案管理中的应用 讨论稿V1.0 广州市普程电力科技有限公司 2018.9 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1目前档案中心的档案管理现状如下：3 2 档案管理应用RFID技术的优点3 3 RFID技术在档案管理中的应用方式4 3.1 RFID技术在档案管理中的应用系统图4 3.2快速查找、归档流程5 3.2.1 快速查找档案流程图5 3.2.2快速归还档案流程图5 4 普程针对档案中心档案管理系统的解决方案5 4.1 档案中心RFID档案管理系统的流程6 4.2 RFID档案管理系统7 4.3档案馆员多功能工作站7 4.4 RFID档案移动点检设备8 4.5 RFID智能门禁系统9 附一：RFID 应用的前景及工作原理10 1目前档案中心的档案管理现状如下： ●档案馆员人数不多，每个人需要手工盘点5到6万份档案，费时费力。 ●借出、归档登记都是通过手工录入，需要手工反复填写代理卡、外借登记册，效率不高。 ●单件录入，不能实现档案快速定位查找批量登记，环节繁琐。 ●档案位置不能确定时将会带来大量的查找工作量。 ●无法方便的查询档案实时状态，给档案的借出归档操作增加了难度。 2 档案管理应用RFID技术的优点 ●快速、准确定位： 在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图，将会对所查档案做出地理定位指示，实现快速查找及归档操作。 ●轻松盘点： 使用RFID点检设备可以快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作，在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。 ●档案信息准确记录： 档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的，防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性，并可提供档案状态的实时查询、报表打印。 ●批量档案借出、归档登记管理 档案管理是很烦杂的工作，档案管理人员少，寻借档案的人多，应用RFID技术实现档案管理现代化，自动化，增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度，帮助馆员实现自动化的批量档案借出，归档登记工作 ●档案RFID标签存储信息更改自如 电子标签存取数据容量大，并且存储信息更改自如，为档案属性等信息管理提供方便。 ●安全保障： 档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后，才可对档案进行借出，归档的操作，对于档案的非法外带，系统将报警提示。标签信息亦可加密。 3 RFID技术在档案管理中的应用方式 3.1 RFID技术在档案管理中的应用系统图 ●流程1：每个档案上贴有专用的档案管理标签，移动点检设备将采集到的信息以无线或有线的方式传给后台档案管理系统以完成档案的盘点、寻找、查错、上架等工作。 ●流程2：每个档案上贴有专用的档案管理标签，RFID固定读写设备采集标签信息并通过有线的方式将数据传入档案管理信息系统以完成档案的初始信息录入、外借归还确认、合法状态查询检验等工作。 3.2快速查找、归档流程 3.2.1 快速查找档案流程图 3.2.2快速归还档案流程图 4 普程针对档案中心档案管理系统的解决方案 普程RFID智能档案管理系统中含有多种档案管理设备，这不仅仅是在现有档案管理系统中简单的加入RFID硬件设备，而是将一整套RFID档案应用系统和现有的档案管理系统进行无缝整合，从而形成一套智能化的RFID档案管理系统。 4.1 档案中心RFID档案管理系统的流程 建档：初始化RFID标签）在档案管理系统中将相应的档案内容和RFID标签的ID号关联的同时把档案号写入标签。 外借：借档人填写借档申请表格并交与档案中心档案馆前台，前台工作人员将调档表用小车送到楼上的档案室，档案室的工作人员在RFID手持点检设备上输入档案号调出这份档案的信息及其实际物理位置提示。档案室的工作人员按指示到该档案存放的档案柜前使用RFID手持点检议的查找功能找到这份档案，在手持设备读到该档案标签以后，系统自动将这份档案的状态置于“待借”状态。档案室的工作人员将代理卡从档案中抽出并放于档案取出处，关闭柜门后来到6楼档案管理室。在档案管理员的工作平台上读一下这份档案并在软件系统中选取相应借档人。系统验证此次借档行为成功后，再改变RFID档案标签中的标识位的状态为外借状态的同时将档案的系统状态从“待借”变为“已借”。此时档案室的工作人员拿着这份档案通过RFID智能门禁，系统显示正常状态。单份档案和多份档案的外借过程相同。如不按此流程正常操作，未改变标签里的状态标识位的档案通过RFID智能门禁的时候系统会提示报警）。 归档：当借档人归还档案的时候，档案中心档案馆的前台将归还档案用小车送到楼上的档案室，档案室管理人员在馆员工作站上读出归还档案上的RFID标签从而调出系统中关于这份档案的外借信息，此时系统自动将这份档案的状态至于“待还”状态。在检查