会议管理实务3会中服务.pptVIP

2.会中保密工作 （1)加强保密教育。 （2)加强文件管理。 （3)加强重要涉密会议管理。 3.会后保密工作 （1)做好保密文件的回收工作。 （2)秘密文件通过机要通信部门递送。 （3)对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。 八、会议的后勤保障工作 1.做好食宿管理工作。 2.做好迎送交通工作。 3.做好会议车辆管理工作。 4.做好财务管理工作。 5.安排好会议的文化生活。 6.做好会议医疗卫生工作。 统计每顿饭的就餐人数，提前与餐厅联系 开饭前提前到餐厅门口服务（发餐票？引导、签单） 提前到会场，检查会场布置、设备落实、引导代表入场 安排每天送水果、问候卡到房间（例子） 安排会议期间的茶歇台 如中途有代表提前离会，及时并房、退房 每天与服务台核对住房数、餐费、场地费，签字确认 每晚开碰头会，通报情况，安排第二天的工作 随时处理突发事件 （案例：门和下雨） 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件 NOTE * * * * * * * * * 第二节 会中服务工作 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作 1、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房 及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物 等安全工作。9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排 及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 一、报到及接待工作 二、组织签到 三、做好会议记录 四、确保会议期间信息的沟通 五、编发会议简报 六、值班保卫工作 七、会议保密工作 八、会议的后勤保障工作 九、会议的成本控制（监督经费使用） 一、报到及接待工作 1.与会人员的接送。 2.会议交通工具的安排。 3.与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买。 4.会议文娱活动的安排和组织。 5.其他属于招待方面的工作。 二、组织签到 1.秘书人员代签到。 2.簿式签到。 3.电子计算机签到。 在大堂设签到台，醒目、宽敞 大型会议的签到时间：8：00 - 24：00 各类资料、表、证摆放整齐、易取 分类签到时，要让代表易识别 督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐 不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名） 房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？吸烟？打鼾？ 多余的房间尽快退回服务台 保持和服务台、餐厅接口人的良好关系 设置“叫早”电话，保证第二天会议正常进行 签到期间代表流动性大，不可控因素多，安排自助餐较好 可使用邀请和签到程序，提高工和质量 会议签到注意事项 关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它 三、做好会议记录 1.会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 （1）记录头: 会议名称； 会议时间（开始时间、结束时间）； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人； 会议主要议题。 （2）记录主体 与会者的发言。议定事项。下一步骤或行动计划。 （宣读上次会议记录。由会议记录中产生的问题。通讯情况。一般事务。其他事务。下次会议或跟进日期。） （问题的界定，分析方法 ，备选方案，选择标准 ，最后决定) （3）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。 2.会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。