会议管理实务项目四.pptVIP

学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 二、会议文件资料收集的范围 会前准备并分发的文件 (一) 会议期间使用或产生的文件 (二) 会后产生的文件 (三) 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 三、会议文件资料收集的渠道 会议文件资料收集主要包括以下渠道。 1． 向全体与会人员收集文件。 2． 向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。 3． 向会议的有关工作人员收集文件。如会议的记录人员、文书起草人员等。 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 四、收集、整理会议文件资料的要求 在收集和整理会议文件资料时，要注意如下要求。 1． 确定会议文件资料的收集范围。 2． 收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 3． 选择文件资料收集的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 4． 收集会议文件要履行严格的登记手续。 5． 收集整理过程中要注意保密。 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 五、会议文件资料的归档 　　会议结束后，我们需要将收集好的会议文件资料按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，加以系统整理，移交给相关部门妥善保管。这就是会议文件资料的归档。 　　整理会议文件资料时，应该将同一次会议形成的文件组织在一起，按照文件的内在联系进行分类组合，并按照归档制度的要求，定期归档。 　　会议归档文件的范围应当包括该次会议前后形成的一切直接有关材料。 　　会议归档文件资料的整理应按照《归档文件整理规则》进行。　 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 知识拓展：一、档案的整理工作 整理单位的确定 (一) 文件的修整 (二) 文件的装订 (三) 文件的分类 (四) 文件的排列 (五) 文件的编号 (六) 文件的编目 (七) 文件的装盒 (八) 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 知识拓展：二、案例阅读 找不到的意向书 　　某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。 　　【案例分析】秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。 学习任务四　整理会议文件资料 项 目 四 实训练习 1. 实训目标。 通过实训，要求学生掌握会议文件资料收集和整理方法，能将会议文件资料妥善归档保存。 2. 实训背景。 神马公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2010年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2013年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2014年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司的高层管理人员和科技人员等。 会议由秘书赵××协助总经理王××组织筹划。会后，总经理要求赵××认真收集这次会议的全部资料并加以整理、归纳。 3. 实训内容。 假如你是秘书赵云，请对此次会议文件资料进行收集和整理。 学习任务五　撰写会议纪要 项 目 四 知识目标 ◆掌握会议纪要的写作格式、特点和写作要求。 ◆熟悉会议纪要发文程序。 能力目标 ◆能够根据会议纪要拟写格式、要求和发文流程，制发会议纪要。 学习任务五　撰写会议纪要 项 目 四 一、会议纪要的概念 　　会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要是在会议记录和其它会议材料基础上加工整理出来的，反映会议基本情况、会议成果、会议议定事项，可以用于向上级机关汇报会议情况，向与会代表、有关单位和下属机关分发，要求与会单位传达、贯彻、遵守和执行会议的精神。 学习任务五　撰写会议纪要 项 目 四 二、会议纪要的格式 标　　题 (一) 1 单　行　标　题 2 双　行　标　题 学习任务五　撰写会议纪要 项 目 四 二、会议纪要的格式 正　　文 (一) 1 开　　头 2 主　　体 3 结　　尾 学习任务五　撰写会议纪要 项 目 四 三、会议纪要的特点 1 内 容 的 纪 实 性 2 表 达 的 提 要 性 3 功 能 的 指 导 性 4 称 谓 的 特 殊 性 学习任务五　撰写会议纪要 项 目 四 四、会议纪要的发文