坪石公司物资管理调研报告.docVIP

PAGE PAGE 4 物资采购管理状况调查分析报告 坪石公司 丛相成 按照华电国际《关于开展“加强重点工作领域监督约束机制建设”的专题研讨活动的通知》要求，我公司由人事、财务、计划、纪监审办公室等部门人员组成调研组，对公司物资采购管理情况进行了调查和重点研讨。 一、调查内容、方式和物资管理状况 调查内容：物资采购制度建立和执行；管理规范和工作流程；机构和岗位设置；资料留存和档案管理；服务质量和员工满意率等方面。 调查方式：现场检查；个别座谈；员工测评；专题讨论。 物资采购管理现状： 物资公司现有人员21人，其中计采人员5人，仓库管理人员11人。从机构设置与人员配备方面，物资计划、采购、验收、结算等做到了职责分离，并定期进行岗位轮换，形成了相互制衡的管理机制。在制度建设方面，建立了完善的物资管理制度，对物资计划管理、FAM系统运行程序、采购管理、招标（询价、谈判）采购、急需采购、物资验收及仓储管理、出入库、交接、稽核、定期盘点、废旧物资处理、结算、供应商管理等各方面的运作程序从量质期做了全面规定。从工作流程看，物资需求计划按照批准的项目、生产计划及材料资金定额、实际耗用定额、设计资料等进行编制录入fam系统，提报审批程序符合制度要求。生产系统所需的急需采购，均按照物质需求部门提出经过批准的书面计划，同时提出fam计划后，进行采购。所有采购均按制度规定进行比质比价采购，按照规定应当招标采购的物资，严格实行招标采购，招标程序符合规范，参与评标人员按公司评标库由微机随机抽取。特殊情况不进行招标的按公司规定提出不招标申请批准后按程序进行物资采购。签订采购合同时，与物资供应商同时签订廉政协议书。物资验收入库严格按照采购计划、订货合同、发货凭证、装箱单、出厂技术资料、质量合格证等进行检验核对，并按要求填写“入库验收单”等办理入库手续。坚持每月由仓库保管员进行对库存物资定期进行盘点和每年1月、7月由公司职能部室组织的两次清查，账卡物相符，不存在大额的物资盘亏或盘盈问题。总体上看，物资采购制度健全，机构岗位设置齐全合理，物资采购管理流程规范，互相监督机制较完善。 二、存在的主要问题分析 （一）运用集团公司招标及采购网进行采购难度较大。按照华电集团公司的规定，所有物资采购要运用集团公司招标及采购网进行，但我公司物资公司负责当地及小额物资采购，大额物资采购基本由华电国际物资公司进行，因此供应商规模较小，如使用集团公司招标及采购网进行采购，将由全国各地供应商参与，供货时间不能保证，运输成本也会增加。我公司没有运用集团公司招标及采购网进行采购。 （二）缺乏对市场价格的实际调查。目前，公司询价采购的主要方式采用电话询价和传真报价。计采人员缺少对市场的实际考察，对市场的实际情况不能全面了解。 三、物资采购管理成功经验和做法 （一）建立了供应商电子管理档案库。针对以前供应商管理资料分散管理的弊端，建立了供应商电子管理档案库。成立了合格供应商评审机构，制定了供应商准入制度及竞价机制，严格对供应商的选择，定期进行供应商考察，随时更换和添加供应商，提高了物资采购的质量。 （二）研制了评标专家自动生成系统。为了确保物资采购招标的公平、公正，规闭人为因素对招投标的影响，我公司与山东理工大学联合，研制了《评标专家随机抽取系统》，实现了评标专家的随机抽取。通过几年的实践和运用，对预防招投标过程中的违纪违规问题，起到了积极的作用。 （三）采购价格实现微机自动红线提示。利用微机的计算、对比、开放功能，严格限制高于“平均移动价”（前3次购买的平均价）的采购，若申购时高于该价格，微机自动将单价数字变为红色，经办人需在“采购说明”栏内填写原因。结帐时，若供应商所开具的发票单价与定货单价不一致，微机自动实现前后对比，并限制经办人录入发票单价。此举，有效控制了物资采购价格。 （三）大力推行阳光工程，实现了阳光采购。从2008年开始，公司规定所有招标采购的物资，全部在公司网站公布，接受全体员工的监督，物资采购公开，透明。 四、改进物资采购管理的建议和做法 （一）建立市场价格定期考察制度。市场瞬息万变，及时了解市场，是计采人员确保物资采购价格和质量的前提。物资采购价格的形成受多种因素变量的影响，物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等原因，都会使同样一种物资产品的采购价格不同。物资公司应建立《市场价格定期考察制度》，组织计采人员定期进行市场价格考察。把通过物资管理软件、网络系统、电话传真了解的价格，与市场实际考察价格进行比较，形成“心里定价”。物资公司要定期组织计采人员对物资采购价格进行分析，及时发现在物资采购价格方面存在的不足，确保价格的合理。 （二）加强对物资采购人员的监督 人是采购行为的主体，物资采购过程是否规范，采购物资质量是否优良，很大程度上取决于对采购行为主