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文件和资料管理规定 编号 QP-Q-X-01 页数 6 颁布日期 实施日期 版 本 1.0 制 订 审 核 批 准 文件分发栏 分发号码 签收单位 份数 签收人 签收日期 收回日期 01 总经办 年 月 日 年 月 日 02 行政部 年 月 日 年 月 日 03 财务部 年 月 日 年 月 日 04 生产部 年 月 日 年 月 日 05 品管部 年 月 日 年 月 日 06 贸易部 年 月 日 年 月 日 07 储运部 年 月 日 年 月 日 08 年 月 日 年 月 日 09 年 月 日 年 月 日 发放形式 文本 √ 电子邮件 发行份数 份 修订栏 版次 修订日期 记号 条款 修订者 核 准 表格编号： 文件和资料管理规定 编号：QP-Q-X-01 页次： 1/6 1.0目的 1.1为确保本公司文件之制定格式、书写编号一致性，以便于建立、分发、存档及控制。 2.0适用范围 2.1本公司之质量手册、管理规定、作业指导书及各项相关规定等文件均属之。 3.0定义 3.1质量体系：系指有关ISO9000需认证范围的所有文件。 3.2管理体系：系指质量体系未要求的其他管理体系，以质量体系的模式体现。 4.0权责 4.1各相关部门：需确实执行及配合文件制定标准规定,负责分发文件的保管与维护。 4.2人事行政部：负责审核文件之标准规定、编号及管理。 4.3总经办负责《质量手册》、《程序文件》的批准。 4.4各部门负责本部门内各项文件的制订、审核和核准。 5.0内容 5.1流程图 文件与资料的编制 文件审批 文件登录管理 文件的发行 文件的更改与作废 文件管理、收回、处理 5.2 文件与资料的编制 5.2.1管理体系文件之层阶划分 A.文件按性质分为四阶 类 别 名称 代号 例举 手册类 一阶文件 QM 《质量手册》、《财务手册》、《人事手册》 程序书、管理规定类 二阶文件 QP 《生产管理规定》、《品质管理规定》 指导书、操作规范 三阶文件 WI 《招聘作业流程》、《报销作业流程》 表单、图面、记录 四阶文件 FM 《派车单》、《办公用品申购单》 B.文件按机密等级分为三类： G类：即通用文件，允许各部门依需要经人事行政部登记后复印使用。或在内部网络上公布，公开宣导。如：各部门需执行的相关制度。 文件和资料管理规定 编号：QP-Q-X-01 页次： 2/6 S类：即机密文件，由发文单位设定权限范围，由人事行政部控制发行。如一般技术文件、人员升迁、薪资调整等。 T类：即绝密件，只限于责任人与企业最高主管之间的机要文件，正本不受人事行政部控制，需登记名称。如核心技术、对外重要项目的申报等。 C. 文件结构分首页、次页、附件三部份，其格式见附件。 首页：含审批、发行签收、版次、发行份数及修订等内容，类似文件履历，仅限一页。 次页：文件的内容页含目的、适用范围、定义、职责、内容、参考文件及表单目录，可多页，每面标示页次。 附件：系指本文件相关的图表说明，可多页。 5.2.2文件的内容：文件包含如下内容，如无该项叙述亦不可省略，应书写“无”字样。 A.目的：叙述编写此文件之意图、功能用途及欲达成的目标。 B.适用范围：叙述编写此文件之适用于组织内特定人、物、事、地。 C.定义：说明此文件中特殊或专用名词、词汇、专业术语的定义。 D.权责：叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任。 E.内容：叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特定工作、管理规定及流程步骤说明、工作步骤所产生某些记录、报告，作为实际作业现况之规定、依据。 F.参考文件与资料：叙述此文件所产生的其他参考依据的文件名、资料名。 G.相关附件及应用表单：执行此文件产生之记录表单及标签、印章、参考资料等附于该文件。 H.记录之保存：叙述需保存之记录原稿及保存单位，保存年限设定。 5.2.3文件的书写规定 A.首页的格式参照范例（附件一），次页的格式参照范例（附件二）。 B.第一、二阶体系文件统一用A4纸：210*297mm为标准，字体统一用细明宋体，字号为小四号字；上、下边框各留2cm，左边框留2.5cm（其中0.5mm作为存档或文件报送时的装订线），右边框留1.5cm，各边调整幅度±0.2mm；行间距为固定值18，字间距为正常，如该行字数不足5个字，则字间距调整紧缩状态。 C.第三、四阶文件不受限制，便于各部门实际运