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电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、 Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。 4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE） 5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y N总经理软件可行评估评估不合格退件回各部门Y电脑工程师 Y部门长软件方案回应预定完成时间电脑工程师 电脑工程师依申请安装软件安装软件 电脑工程师安装的软件经测试OKN电脑工程师后，由电脑工程师教育训练各电脑用软件测试各电脑用户户 Y电脑工程师在教育训练后各电脑用户在电脑工程电脑上线训练各电脑用户师的督导下上线操作 6．2电脑上线作业流程 流程权责单位相关说明使用表单相关的电子文件资料由用户自行输入电输入资料［电子文档修改变更电脑用户脑存储，如需修改的电子文档应提交申请］［电子文档修改变更申请］。 电子资料异常解決申请电脑用户在资料输入电脑后资料出现异常情况对异常的资料进行分析作出相应的计划，然后异电脑工程师资料异常解决常的资料进行调整［电子文件资料統计电脑工程师对所有的档案备份，然后进行调整表］资料备份电脑工程师每天对【公司网络系统】的电脑工程师所有资料进行维护，其它资料每两周进档案维护行维护 6．3权限开放管理流程 流程权责单位相关说明使用表单各电脑用户相关软件在使用权限需增加［权限开放申请表］权限开放申请N部门主管审核总经理批准是否开放权各部长限审查 Y电脑工程师对电脑用户的权限作相应电脑工程师的调整权限开放 N由电脑用户测试所开放权限是否达到电脑工程师用户测试要求 Y将开放权限的程式记录于，权限记录电脑工程师［权限开放记录表］登记入表开放表，供以后查询 7．作业内容： 7．1电脑软件管理： 7．11软件新增与修改申请及审核：各部门负责人或电脑用户在使用过程中发现缺少电脑软件或电脑软件需要修改时，填写，软件新增与修改申请表，并由主管部门审核总经理批准是否执行。 7．1．2软件可行性评估： （1）由总经理和各部门长，电脑工程师对用户新增，修改电脑软件的要求进行讨论分析是否可行。 （2）软件可行性评估依下列原则进行 1）是否可以提高现行作业效率：如简化，合并等 2）是否可以取代人工作业：如統计，整理等。 3）是否为实际业务需要。 4）对其它软件，资料库的关联程度如何。 5）是否符合法律法规 7．1.3软件方案检讨： （1）在通过可行性评估后，由电脑工程师向各部门长汇报对新增修改的电脑软件的总体规划，并回应预定时间。 （2）软件方案，须考虑以下原贝流程的建立。 1）流程的建立 2）资料输入，输出的格式与内容． 3）使用权限。 7．1．4安装软件：电脑工程师按各软件新增与修改内容的要求进行安装并测试。 7．1．5软件测试：在电脑工程师完成软件后，经电脑用户加以测试软件试运行是否有误。 7．1．6电脑上线训练及上线作业 （1电脑工程师安装的软件经测试OK后，由电脑工程师对电脑用户进行教育训练。技术软件须要有专业人土或软件开发公司进行培训。 2）完成训练后各电脑用户初次作业在电脑工程师的督导下进行电脑和式样的操作。 7．2电脑资料的管理 7．2．1输入资料 （1）企业管理系统资料：按需求依软件画面提示输入 （2