办公室5S管理讲义.pptxVIP

;办公室5S管理;;; ;来电话的人说明找谁之后，不外乎三种情形：;;;;一、 如何规范地打接电话;;为了强迫自己不煲“电话粥”，要站立接打电话，如有必要可单腿站立。;三、做好电话记录; 电话铃响时，要调整情绪，微笑着去接 听电话，让对方似乎“看”到了你的微笑。;五、打电话注意要点;五、打电话注意要点;;;;;; ? 办公场所电话要固定放在某一具体位置。 ? 烟灰缸、茶具等放在茶几上，如在使用时有挪位，使用完 毕后应及时复位。 ? 办公桌有很多抽屉，最常用的一类物品要放置在最容易取到的自上而下的第 一个抽屉，如胶水、剪刀、回形针、计算器、美工刀、涂改液、名片、笔等 （如是集体办公多人共用同一用具则不宜放在抽屉里，可放在文具盒内放置 在桌面一固定位置）。而便用笺、笔记本、讲义等放第二抽屉。） ? 每个抽屉放置的物品要基本是一类的，便于不需思索随手就可取出。 ? 每周末下午下班前用五分钟时间清理整顿各抽屉、案头，检查有无放错位置 之物品。丢弃、处理不用物品。 ? 私人用品要尽量少带入办公场所（雨伞、茶杯、随身携带的包除外）。 ;;;; ;;　　　　　　　　１、每月最后一个工作日结束前二十分钟，检查、 　　　　　整理个人及公共资料、文件等； ２、保留经常使用和绝对必要的资料。如客户资料、合　　 　　　　　同协议、培训教材、专业资料，以及要经常使用的　　 　　　　　公司信笺、信封、介绍信、正在使用的各种空白表单。 ３、保留机密文件和公司标准作业书（工作说明书），　　　 　　　　　以及公司现行的所有文件。 ４、保留本岗位工作轮换时必须移交的其他专业资料。 ５、废弃过时和没有必要的资料。 ;;; 5、各部门工作表单、辅助资料如需销毁，在销毁前应由专人检查、清理、登记明细，并造册上报公司分管领导书面批示。 6、在公布栏张贴的通知过期即揭，处罚通告张贴一周，其他情况控制在十天。什么部门张贴，什么部门清理。 7、办公室墙上不准贴满各种电话名册、制度，不准在墙上打钉悬挂各种报表资料。 8、办公室墙上不准挂贴有迷信、宗教或太过生活化色彩的图片，也不提倡挂贴太过夸张的抽象派、印象派图画。禁止在墙壁上挂衣物（可放在椅后背或专用的落地式衣架）。 9、办公室要保持空气洁净，不能有毒气、烟味或其他异味，必要时可使用空气清新剂。 ; 1、 整理所有文件资料，并进行分类。 2、所有文件夹（盒）均需有名称标识，名称标识字体大小、款式 要一致。 3、不同类别的资料要分放在不同的柜格里。 4、 如柜格有限，不同类别的资料必须放在同一柜格的，可选用 不 同颜色同一款式的文件夹（盒）以便识别。 5、 同一类资料达10个文件夹（盒）以上的，不仅要标明资料名 称，还要标明文件夹序号（用阿拉伯数字），并按序号顺序 排列。 6、 如没用序号的，要在文件夹（盒）上划斜线。 7、每次使用完毕，文件资料要立即归位。;; 11、文件资料上有标明秘密等级或“注意保存”内容的，须妥善保管， 未 经发文单位同意不准复印、不准扩大阅读范围。 12、 公司下发但已宣布废止的文件，必须上交发文机关统一处理??? 13、政府等部门下发的文件各部门要登记管理，过时废止的文件要 上交资料档案室保存。 14、 其他不涉及商业机密的过时、没价值资料及时处理掉。 15、 有价值但二年以内很少使用的资料存入资料室。 ;十一、管理权限与责任