超市管理----78-华南大综超资产管理系统操作指引.docVIP

华润万家有限公司财务管理规定 华南大综超资产管理操作流程指引（2006）财规字4号 第 PAGE 4页， 共 NUMPAGES 11页 华南大综超资产管理（MMS） 操作流程指引 几个原则： 所有的固定资产都需要建立电子合同，根据电子合同下电子订单。电子订单的产品设备只能是电子合同中所罗列的范围内。 费用资产需要电子合同，不需电子订单，直接根据电子合同完成费用资产的登记； 电子合同、电子订单都有时效性控制，超过时效期的电子合同、电子订单为无效单据； 系统提前3个月提示合同到期情况，由业务部门及时查询并据此安排合同续签情况； 客商资料为6位编码，立项时不允许名称重复； 在华南大综超范围内，卡片号终身有效唯一； 调拨时，由调出地作单，调入地审核； 在完成调拨手续前，其折旧费用计入调出地,根据相关资产管理政策规定，在完成调拨手续的当月(以财务核算为准)折旧费用仍计入调出地。 在调用资产资料、供应商时可以通过【F2】快捷键调用相关精灵工具。 涉及的子流程 资产订购/验收/退货/结算流程 资产调拨流程 资产改良维修流程 资产报废流程 资产清查盘点流程 闲置资产管理流程 资产设备申购验收操作流程 1. 新开门店固定资产购置：根据《新开业设备准备流程》、《大超综超开业准备流程》、《新店投资预算管理规定》、《华南大综超合同审批权限》等流程的规定编制新开门店的设备投资预算、进行新开门店固定资产的采购。 2. 日常固定资产申购 2.1申购要求：以一个月为申购周期，在一个申购周期内一般不允许重复申购同一品种。 2.1.1 使用部门每月10号（电脑设备购置为每月10号前）前提出申购计划；交设备采购部门对品牌、价格进行核定后，报审核部门进行审批（如遇节假日顺延）； 2.1.2 新开门店在开业3个月内可以根据实际情况多次申购； 2.1.3 申购金额限制以汇总各城市公司（小区）的申购金额为统计依据 2.1.4 在进行申购审批时，设备采购部门要本着闲置资产再利用优先原则进行采购。 2.2 申购流程： 2.2.1各部门根据本部门需求提出申购计划，经店长、部门负责人确认后，报相关设备采购部门； 2.2.2设备采购部门制定出下月申购计划，填制申购单（一式一联），根据审批权限表，报相关人员审批； 2.2.3设备采购部门审核汇总时间为4个工作日，其他审核环节均为2个工作日；对于上报给华南大综超总经理审批或上报总部领导层审批的在5日内给予批示； 2.2.4 设备采购部门根据审批结果，签订合同或下采购订单. 3. MMS系统中合同录入 3.1 设备采购部门根据审批后的合同文本录入MMS系统,保存后生成MMS系统的合同号(下面称电子合同号),并在文本合同(MMS系统中称为物理合同)右上角注明电子合同号； 3.2 财务部合同管理人员在收到物理合同后,根据电子合同号在MMS系统中查到电子合同,对相关条款进行核对,无误后方可签收此份物理合同,并在MMS系统中审核电子合同,经财务人员审核后,此份电子合同在系统中才生效； 3.3 需要增加资产或客商资料 3.3.1 设备采购部门在对应模块通过新建单据录制需要增加的资产设备信息（名称、规格型号、价格、税率、归属资产类别等信息）或客商信息（客商编码、客商全称、开户银行、银行帐户等信息）； 3.3.2 正常情况下，财务部采用T+1方式在第二天上午进行资料检查审核（即：今天的申请，明天上午处理）；遇紧急特殊情况当天进行审核； 3.3.3设备采购部门根据审核增加的资产资料或客商资料录制电子合同。 3.4电子合同有时效性控制，超过时效期的电子合同为无效电子合同，不再支持后续的电子订单； 3.5几种合同类型与订单的关系 合同类型编号 合同类型名称 是否限制数量 备注 101 统采合同 不限制 102 单项采购合同 限制 201 物业租赁合同 限制 202 维修保养合同 限制 203 项目合同 限制 204 电脑设备租赁合同 限制 205 总部办公用品合同 限制 206 华南区物料采购合同 限制 207 服务类合同 限制 4.MMS系统中订单采购 4.1电子订单涉及的设备只能是电子合同约定的设备，一旦电子合同生效（不管统采与否），不能随意增加设备，如有增加，需重新订立电子合同。 4.2 业务部门在系统中录入订单保存打印后交给部门负责人审批；（传真只需一联，邮寄需打印两联） 4.3 一张订单涉及多部门的，按部门下订单；录入订单时，需录入设备配置清单； 4.4部门负责人在打印纸质订单上签名，由本人或交由授权人员系统中审核； 4.5如需对审核后的订单(只限未收货前)作废,可以在订单状态维护功能实现. 5.MMS系统中设备验收 5.1验收时要根据系统电子订单、对方的送货清单与实物进行逐一核对；