标书编制常用技巧.docVIP

第= 1 1 1 1 页/共 = numpages 11-1 10页 word排版常用技巧 标题样式的建立 应用场景： 在一个标书编辑的过程中，目录样式的建立非常重要，也是一个文档编辑的第一步，样式建立完善，可以起到事半功倍的作用。 操作指导： 样式建立：点击“开始”菜单下的“多级列表”按钮 在下来菜单中选择“定义多级列表”，在弹出的对话框中点击“更多”按钮，如下图 所示，依次选择各级目录进行相应设置，然后点击确定。 点击“开始”菜单下“更改样式下拉菜单，就可以看到新建的样式了 点击新建样式如“投标1”后面的下拉三角，进入修改样式对话框，并进行如下设置后，标题样式就建好了。 快捷键：首先打开上述“修改样式”对话框，点击“格式”下的“快捷键”按钮 进入自定义键盘后，可以针对每级标题分别设置快捷键，后续对该文档进行编辑时，就可以直接应用快捷键排版了。 选择相似文本：在排版时，可以通过“开始”“选择”下的“选择格式相似的文本” 按钮，统一调整格式相似的文本（建议此功能不要在总成的文档中使用，可以在单 个文件中使用） 插入分页符 应用场景： 在投标过程中，如果想把图片、表格、某一章节放在下一页上，敲回车，加几个空行的方法虽然可行，但这样做，在调整前面的内容时，只要有行数的变化，原来的排版就全变了，还需要再把整个文档调整一次。 操作指导： 其实，只要在分页的地方插入一个分页符就可以了。若要把两段分开在两页显示时，把光标定位到第一段的后面，打开“页面布局”菜单，点击“分隔符”下拉菜单，点击“分页符”按钮，在这里就插入了一个分页符，这两段就分在两页显示了。  要是又不想把这些内容分页显示，把插入的分页符删除就可以了。默认的情况下分页符是不显示的，打开“开始”菜单，在常用工具栏上点击“显示/隐藏编辑标记”按钮，在插入分页符的地方就出现了一个分页符标记，用鼠标在这一行上单击，光标就定位到了分页符的前面，按一下Delete键，分页符就被删除了。 插入横版页面 应用场景： 在标书编辑过程中，有时遇到很宽的表格，需要横版页面才能放下，此时需要在纵向排版的word文档中间插入横版页面 操作指导： 将鼠标分别定位在该页的最前面和最后面，如上述插入分页符的操作，点击“页面布局”下的“分隔符”下拉菜单，点击“下一页”， 将要改为横版的页面前、后分别插入分节符，再将该页设置为横版，其它页面就不会跟着一起变为横版了。 交叉引用和书签 应用场景： 有时招标文件要求投标文件的引用内容需标明章节号，并标明引用内容的页码，但一般投标文件的页码只有在最终定稿时才能确定，但此时再添加章节页码，时间已经非常紧张，尤其是需引用的内容比较多的情况下，添加起来非常麻烦。 操作指导： 书签的定义：选中所要引用段落的部分文字，或选中某个图表等，鼠标点击“插入”工具条下面的“书签”，在弹出的对话框中命名书签名，然后点击添加。 交叉引用： 1）鼠标定位到要插入引用页码的位置，点击“插入”下面的“交叉引用”对话框，单击“引用类型”下拉三角按钮，在打开的列表中可以选择“编号项”、“标题”、“书签”、“脚注”、“尾注”等选项，本例选择“书签”选项。单击“引用内容”下拉三角按钮，在列表中可以选择“书签文字”、“页码”、“段落编号”等选项，本例选择“页码”选项。保持“插入为超链接”复选框的选中状态，然后在“引用哪一个书签”列表中选择合适的书签，点击插入，如下： 2）在交叉引用对话框下，引用类型选择“编号项”，引用内容分别选择“页码”、“段落编号”、“段落文字”， 保持“插入为超链接”复选框的选中状态，然后在“引用哪一个书签”列表中选择要引用的章节目录，即可插入引用章节的页码、章节号及标题内容。 3）特别注意，在最后投标文件定稿后，要按ctrl+A选中整个文档，然后按F9，在弹出的对话框中选择“只更新页码”，将引用内容刷新为最终版本。 大纲视图下删除、移动章节 应用场景： 在制作投标文件的过程中，有时已总成的文档要整个章节替换或删除，或不同章节之间调换顺序。 操作指导： 删除：在大纲视图下（，或视图下选择大纲视图，如要显示文档结构图，则需要在视图工具条下勾选“文档结构图”），用鼠标左键点击要删除章节前面的“+”号，即可选中整个章节内容，delete删除即可，比较快捷； 移动：同样在大纲视图下，鼠标左键点击要移动章节前面的“+”号，并拖动至新位置，如下图所示，将2.2.3.2章节拖动至2.2.3.1章节前面： 拆分表格 应用场景： 在标书总成时，有时需要将一个表格分开成两个表格 操作指导： 将鼠标定位在需要断开的那一行的外侧，同时按下Shift+ctrl+enter，一个表格就拆分成两个了。 拆分前： 拆分后： 插入多页图片 应用场景： 总成投标文件时，经常会遇到