甲方现场资料管理指导手册.docx

质量管理指导手册 文件编号 版号 : 01 文件名称 1. 甲方现场资料管理 日期 2017年5月1日 页码 共10 页 总则： 为了规范甲方现场资料的管理，编制此指导手册。 指导手册适用于xx集团在中国的新建和改造项目。 各项目可针对自身特点，对指导手册中的内容进行适当的调整。 基本要求： 项目负责人需指定人员管理现场资料，并定期进行检查；如指定人员离职，由项目负责人或其指定人员完成资料交接； 现场资料必须编制“管理总目录”，按照公司法务部及行政部分类原则分为六大类，如下表，具体形式可参考“附表1-xxXX项目现场资料管理总目录”。 文档类别名称 简写 合同类 Contract A 报表类 Form B 报告类 Report C 公函类 Business Letter D 各类证书/证件 Certificate E 其他类 Others F 所有合同、对外函件等重要资料必须有清晰、明确的编号，编号原则可自行拟定，也可以参考公司法务部及行政部编号原则《文件档案管理FS-002-R1》（可在内网“常用文档”中下载）。 六大类资料的分级目录管理格式（包含合同、报表、报告、函件（四类）、会议纪要、证件证书等），可参考“附表2-现场资料管理分级目录”。 文档应在安全可靠的空间中存放（如铁皮档案柜、保险柜等），相应电子文档应上传至IT“文档中心”或公司指定的其它服务器上。 文档存放编号（含标签颜色、大小、字号要求等）、文件夹装订存放示范等具体要求，可参考前文所述《文件档案管理FS-002-R1》（可在内网“常用文档”中下载）。  附表1： 附表2-现场资料管理分级目录-A-合同类 A-合同类 序号 合同编号 合同类别 承包商/供应商/服务方名称 合同金额 签订日期 备注 1 　 　 2 　 　 3 　 　 4 　 　 5 　 　 6 　 　 7 　 　 8 　 　 9 　 　 10 　 　  附表2-现场资料管理分级目录-B-报表类 B-报表类 序号 表格名称 制表日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  附表2-现场资料管理分级目录-C-报告类 C-报告类 序号 报告名称 报告提交方 报告日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  附表2-现场资料管理分级目录 D.1-对内（对外）发函 序号 函件主题 函件编号 发函人 函件日期 收函单位 函件签收人 函件签收日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  附表2-现场资料管理分级目录 D.2-内部（外部）来函 序号 函件主题 函件编号 发函单位 函件日期 函件签收日期 函件签收人 是否需要回复 指定回复人 回复日期 回函编号 1 2 3 4 5 6 7 8  附表2-现场资料管理分级目录 D.3-内部(外部)会议纪要 序号 名称 日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 附表2-现场资料管理分级目录 E-各类证书/证件 序号 名称 获得日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  附表2-现场资料管理分级目录 F-其它类 序号 名称 日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10