巧用Excel实施应收账款的账龄分析.docVIP

从新的角度探讨一种以 Excel 作为分析工具的相对比较实用、比较有效、更加易于财务人员掌握的分析方法, 其基本思路是日常在应收账款发生或回款时建立 Excel 数据清单进行详细记录,在编制账龄分析表前进行业务的核销, 从新的角度探讨一种以 Excel 作为分析工具的相对比较实用、比较有效、更加易于财务人员掌握的分析方法, 其基本 思路是日常在应收账款发生或回款时建立 Excel 数据清单进行详细记录, 在编制账龄分析表前进行业务的核销, 随 后建立数据透视表编制账龄分析表, 这样的表可以被灵活地进行重新设置, 以满足不同的账龄分析目标。 【关键词】应收账款; 账龄分析; Excel; 数据透视表 [中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673- 0194(2006)10- 0037- 04 应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务 等原因, 应向客户或接受劳务的客户收取的款项或代 垫的运杂费等。应收账款发生后, 企业应采取各种措 施, 尽量争取按期收回款项, 否则会因拖欠时间过长而 发生坏账, 使企业蒙受损失。其中一个重要的措施就是 及时地实施应收账款账龄分析, 编制账龄分析表。Ex- cel 是一种实施应收账款账龄分析的很好的工具, 应用 Excel 编制账龄分析表相对手工编制账龄分析表更加 快捷、精确, 账龄分析的结果更便于企业对其应收账款 实施监督, 以及时地收回款项, 降低企业经营风险。应 用 Excel 实施账龄分析, 编制应收账款账龄分析表的方 法有多种, 本文从一个新的角度, 探讨如何综合应用 Excel 的多种功能, 建立数据透视表来编制应收账款账 龄分析表的方法, 这种方法相对其他应用 Excel 实施账 龄分析的方法效率更高、更加实用。 一、应用 Exce l 实施应收账款账龄分析的模式 的确定 定期对应收账款进行整理, 分析企业应收账款在 各个账龄时间段的金额、百分比等分布情况, 编制应收 账款账龄分析表, 这就是应收账款的账龄分析。表 1 是 某企业 2005 年 12 月 31 日的应收账款账龄分析表。 表 1 应收账款账龄分析表 通过账龄分析可以了解到企业应收账款的分布情 况, 可以运用最适当的收款政策收回款项, 此外还可以 预测有多少欠款会因拖欠时间太久而可能成为坏账。 对可能发生的坏账损失, 企业应提前做好准备, 充分估 计这一因素对损益的影响, 从而对应收账款的回收情 况实施有效的监督和管理。可见, 账龄分析是相当重要 的。应用 Excel 实施账龄分析可以对传统的模式进行扩 展, 以增加账龄分析的效果, 这完全是由于 Excel 具有 丰富的自动数据处理功能。 1. 账龄时间段的确定 账龄是指应收账款的发生时间与分析评价时间之 间的间隔。例如, 一笔应收账款的发生时间为 2006 年 1 应收账款账龄 应收账款金额( 元) 百分比 未到期 30 000 38% 过期 30 天 20 000 25% 过期 60 天 15 000 19% 过期 90 天 10 000 12% 过期 90 天以上 5 000 6% 合计 80 000 100% 虑信用期, 因为企业为了吸引客户, 一般允许客户从购2. 筛 选货到付款之间有一段时间的间隔, 这就是信用期间。一般来说, 在信用期内的应收账款我们一般认为其是良 性的, 虑信用期, 因为企业为了吸引客户, 一般允许客户从购 2. 筛 选 货到付款之间有一段时间的间隔, 这就是信用期间。一 般来说, 在信用期内的应收账款我们一般认为其是良 性的, 这样, 我们编制的应收账款账龄分析表中的账龄 可以这样划分: 信用期内、超过信用期 30 天、超过信用 期 60 天、超过信用期 90 天、超过信用期 90 天以上等, 这样的账龄的分析表对应收账款是否可以收回有更精 确的表示。 此外, 对账龄时间段的划分, 企业可以根据账龄分 析的目标以及企业的特点来确定。当然, 一般来说, 账 龄时间段划分越灵活, 越细致, 所编制的账龄分析表更 易于对应收账款的可回收性进行判断, 更易于精确地 估计坏账, 但是能否编制出更加灵活细致的账龄时间 段的分析表与分析工具的性能有直接的关系, 手工就 比较难实现, 但 Excel 完全可以胜任, 可以满足账龄时 间段划分细密的要求。下面是应用 Excel 进行账龄分 Excel 提供了数据筛选功能, 可以由操作人员指定 筛选条件, 由系统将满足条件的数据筛选出来。数据筛 选又包括自动筛选和高级筛选两种方式。本文应用的 自动筛选方法是: 单击命令 【数据】|【筛选】|【自动筛 选】, 随后指定筛选条件进行数据的筛选工作。 3. 数据透视表的建立 数据透视表是一种对大量数据进行自动快速汇总 和交