GYZYHG-MP-XZ-011会议管理制度.docxVIP

天津国英置业有限公司行政管理手册  编号：GYZY/HG-MP-XZ-011 版本：A/0 页码：第 1 页 共 5 页 会议管理制度 （试行版） 编制 李姝蓉 日期 2008-7-8 审核 李晓辉 日期 2008-7-8 批准 张立军 日期 2008-7-8 修订记录 日期 修订状态 修订内容 修订人 审核人 批准人 2008-7-8 第一次 全面修改 李姝蓉 李晓辉 张立军 天津国英置业有限公司行政管理手册  编号：GYZY/HG-MP-XZ-011 版本：A/0 页码：第 2 页 共 5 页 目的：为加强会议管理，提高会议效率，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各类会议。 职责： 综合管理部：负责组织公司级会议的会议记录、存档和会议决议的跟踪。 内容 4.1. 会议类型 序 会议名称 主题/特点 类别 会议频次 主 持 人 参加 人 号 1 每周例会 固定时间、固定汇报 公司例会 每周一次 总经理 各部门经理 程序 2 年度总结会 每年固定时间、固定 年度例会 每年 12 月底 总经理 各部门经理 议 汇报程序 3 动员会 发言固定、没有讨论 公司临时会议 无固定时间 会议提出人提 会议提出人提 程序 出 出 对某一课题或问题 会议提出人提 会议提出人提 4 研讨会 切磋、探讨，不一定 公司临时会议 无固定时间 出 出 有结果 5 其它临时会 对于临时召集会议 公司临时会议 无固定时间 会议提出人提 会议提出人提 议 出 出 6 部门例会 各部门固定汇报程 部门会议 部门自定 部门负责人 自定 序 备注：公司每周例会说明： 主持与记录：由综合管理部负责组织并记录，并对会议决议进行跟踪。 召开时间：每周一上午 9：00~10:00。特殊情况变更召开时间，综合管理部需提前通知。 参加人员：总经理、各部门经理。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前告知综合管理部。 会议内容： （1）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。 （2）汇报下周工作计划。 （3）全体参会人员提出在工作中遇到的问题，但不对某一问题进行讨论。 4.2. 会议提议 4.2.1. 公司临时会议由总经理直接提议或由涉及的业务部门提议，但均须知会综合管理 部，以便综合管理部了解人员动向。 4.2.2. 各部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参会人员等不得与公司会议冲突。 天津国英置业有限公司行政管理手册  编号：GYZY/HG-MP-XZ-011 版本：A/0 页码：第 3 页 共 5 页 4.2.3. 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 4.3. 会议准备 4.3.1. 会议通知遵照以下规定： 4.3.1.1. 公司例会，不再另行通知。特殊情况，变更时间，由综合管理部负责通知。 4.3.1.2. 临时会议一般应提前一天以上时间通知，通知对象为参会人员及相关人员和部 门。 4.3.1.3. 会议通知按“谁提出，谁通知”的原则执行，也可由提出人指定专人通知。 4.3.1.4. 会议通知可以电话、书面、电子邮件等各种形式，确保全部通知到位。 4.4. 会议组织 4.4.1. 会议主持人须遵守以下规定： 4.4.1.1. 主持人应至少提前 5 分钟到达会场，检查会议落实情况，做好会前准备。 4.4.1.2. 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、 议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 4.4.1.3. 会议进行中，主持人应有效控制会议议程，必要时，有权中止与议题无关的发 言，以确保会议有效进行。 4.4.1.4. 主持人应将会议控制在规定的时间内完成。 4.4.1.5. 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议并作出结论；对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 4.4.1.6. 主持人应将会议决议事项向相关人员明确。 4.4.2. 参会人员须遵守以下规定： 4.4.2.1. 应准时到会，重要会议须填写《会议签到表》。 4.4.2.2. 会议发言应言简意赅，紧扣议题。 4.4.2.3. 遵守会议主持人对议程控制的要求。 4.4.2.4. 参会期间应将手机调到振动或无声，不允许接听电话，特殊情况如须接听，请离开会场。 天津国英置业有限公司行政管理手册  编号：GYZY/HG-MP-XZ-011 版本：A/0 页码：第 4 页 共 5 页 4.4.2.5. 参会人员会议期间不允许吸烟，会议中途不得离场。 4.4.2.6. 做好本人的会议纪录。 4.4.3. 会议记录员应遵守以下规定： 4.4.