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天津国英置业有限公司行政管理手册
编号:GYZY/HG-MP-XZ-011
版本:A/0
页码:第 1 页 共 5 页
会议管理制度
(试行版)
编制
李姝蓉
日期
2008-7-8
审核
李晓辉
日期
2008-7-8
批准
张立军
日期
2008-7-8
修订记录
日期
修订状态
修订内容
修订人
审核人
批准人
2008-7-8
第一次
全面修改
李姝蓉
李晓辉
张立军
天津国英置业有限公司行政管理手册
编号:GYZY/HG-MP-XZ-011
版本:A/0
页码:第 2 页 共 5 页
目的:为加强会议管理,提高会议效率,特制定本制度。
适用范围:适用于公司各类会议。
职责:
综合管理部:负责组织公司级会议的会议记录、存档和会议决议的跟踪。
内容
4.1. 会议类型
序
会议名称
主题/特点
类别
会议频次
主 持 人
参加 人
号
1
每周例会
固定时间、固定汇报
公司例会
每周一次
总经理
各部门经理
程序
2
年度总结会
每年固定时间、固定
年度例会
每年 12 月底
总经理
各部门经理
议
汇报程序
3
动员会
发言固定、没有讨论
公司临时会议
无固定时间
会议提出人提
会议提出人提
程序
出
出
对某一课题或问题
会议提出人提
会议提出人提
4
研讨会
切磋、探讨,不一定
公司临时会议
无固定时间
出
出
有结果
5
其它临时会
对于临时召集会议
公司临时会议
无固定时间
会议提出人提
会议提出人提
议
出
出
6
部门例会
各部门固定汇报程
部门会议
部门自定
部门负责人
自定
序
备注:公司每周例会说明:
主持与记录:由综合管理部负责组织并记录,并对会议决议进行跟踪。
召开时间:每周一上午 9:00~10:00。特殊情况变更召开时间,综合管理部需提前通知。
参加人员:总经理、各部门经理。由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前告知综合管理部。
会议内容:
(1)各部门汇报上周工作任务完成情况,着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
(2)汇报下周工作计划。
(3)全体参会人员提出在工作中遇到的问题,但不对某一问题进行讨论。
4.2. 会议提议
4.2.1. 公司临时会议由总经理直接提议或由涉及的业务部门提议,但均须知会综合管理
部,以便综合管理部了解人员动向。
4.2.2. 各部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参会人员等不得与公司会议冲突。
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4.2.3. 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
4.3. 会议准备
4.3.1. 会议通知遵照以下规定:
4.3.1.1. 公司例会,不再另行通知。特殊情况,变更时间,由综合管理部负责通知。
4.3.1.2. 临时会议一般应提前一天以上时间通知,通知对象为参会人员及相关人员和部
门。
4.3.1.3. 会议通知按“谁提出,谁通知”的原则执行,也可由提出人指定专人通知。
4.3.1.4. 会议通知可以电话、书面、电子邮件等各种形式,确保全部通知到位。
4.4. 会议组织
4.4.1. 会议主持人须遵守以下规定:
4.4.1.1. 主持人应至少提前 5 分钟到达会场,检查会议落实情况,做好会前准备。
4.4.1.2. 主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、
议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
4.4.1.3. 会议进行中,主持人应有效控制会议议程,必要时,有权中止与议题无关的发
言,以确保会议有效进行。
4.4.1.4. 主持人应将会议控制在规定的时间内完成。
4.4.1.5. 属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议并作出结论;对需集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交参会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
4.4.1.6. 主持人应将会议决议事项向相关人员明确。
4.4.2. 参会人员须遵守以下规定:
4.4.2.1. 应准时到会,重要会议须填写《会议签到表》。
4.4.2.2. 会议发言应言简意赅,紧扣议题。
4.4.2.3. 遵守会议主持人对议程控制的要求。
4.4.2.4. 参会期间应将手机调到振动或无声,不允许接听电话,特殊情况如须接听,请离开会场。
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版本:A/0
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4.4.2.5. 参会人员会议期间不允许吸烟,会议中途不得离场。
4.4.2.6. 做好本人的会议纪录。
4.4.3. 会议记录员应遵守以下规定:
4.4.
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