高校人事档案管理数据化刍议.docVIP

PAGE PAGE 1 高校人事档案管理数据化刍议 　　摘要：随着高校人才战略的发展和人事改革的深入，以及计算机网络技术的发展，人事档案作为人才开发的重要依据，在社会中的价值也日益被发现和重视，在信息化背景下，改变高校传统的人事档案管理已经势在必行，实现人事档案管理的数据化是必然要求。 　　关键词：人事档案；数据化；网络技术 　　中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1002-2589（2013）12-0191-02 　　当前，高校发展人才强校的背景下高层次的专家教授流动日益频繁，在高校人事管理制度改革发展的形势下，传统的高校人事档案管理已经不适应高校的人才发展战略，甚至阻碍着高校人才的发展。因此，在科技高速发展的今天，信息化全面发展的时代，高校人事档案管理应该以高科技为武装，以数据为载体，改变传统的管理模式，发展高校人事档案管理的数据化。 　　一、高校人事档案管理新方向——数据化 　　高校人事档案管理数据化是指运用信息技术，以计算机技术为依托，网络技术为方式，电子数据为载体，信心安全技术为保障的新型管理模式，体现高效、简化、便捷的服务方式，更好地为高校的人事管理制度改革和人才发展战略提供服务。人事档案管理数据化就是依靠飞速发展的科学技术来提升管理方式和管理水平，以便有助于提高高校的核心竞争力，也只有与科技同步，才能真正做到管理方式的与时俱进，也才能真正体现以人为本的人文理念，更能体现高校的现代化水平和综合实力。 　　二、高校数据化人事档案管理模式特点 　　与传统的人事档案管理模式相比较，数据化的高校人事档案管理更具有标准化、科技化、数据化、人性化的特点，具体表现如下： 　　（一）更为标准化 　　传统的人事管理模式，对档案的收集、整理、鉴别、归档、保护、传输以及利用的流程不规范，标准不一，也导致了部分的档案材料存在虚假、前后矛盾的情况，也有存在材料不全和更新不及时的现象，而高校档案数据化就必须要求对档案材料的收集到利用等流程制定统一的标准下和规则，特别是对档案材料的审核，要求更为严格，以确保在统一标准下的档案材料的真实性。 　　（二）更为科技化 　　档案管理的数据化，要依靠科学技术，没有先进的计算机科学技术做支撑，数据化无从谈起，具体表现在对历史的材料，通过扫描等方式，转化成电子数据，并形成数据库，形成目录，以便查询，同时，通过系统或者其他方式的加密，严格管理；对于新增加的信息，可以直接用电子化办公软件完成，并利用网络技术传送到对应的档案储存中心。利用或者借阅时，可以直接登录储存系统，经过授权后，直接在计算机中读取，既方便又快捷，同时可以防止被认为更改或者丢失。 　　（三）更为数据化 　　新型的档案管理工作，将通过计算机技术和数据技术，改变传统的“纸质化”，整个管理工作将实现“无纸化”，通过电子技术和数据技术实现整个过程的数据化，由数据代替传统的纸张，所有的档案材料都将转化成数据，档案管理人员坐在电脑前就可以完成数据的录入、传送、储存。 　　（四）更为人性化 　　传统的档案管理工作存在滞后性，高校的人事档案往往跟不上高校教师的政治面貌、职称评定、年度总结、奖惩情况、科研结果的更新速度，有的甚至出现教师或者行政管理人员已经转到其他单位，档案材料还没有及时转到相应的单位，出现“人档分离”的现象，还有对于高校的专业技术人才，由于收集的滞后性导致不能充分反映他们的全部数据，特别是技术专长，导致出现人才乱用或者滥用情况，不能充分做到“知人善用”。因此，数据化的档案管理，将突破传统纸张的格式，采用数据的结合办公的电子的形式，通过计算机进行一键式的操作，及时或者同步记录和储存相对人的所有数据材料，利用起来也简单又快捷，并能充分体现出服务人才的理念。 　　三、数据化高校档案管理必须具备的条件 　　数据化的高校人事档案管理，对人、物、环境将会有更高的要求，目前的高校人事档案管理情况，已经无法与数据化相适应，因此，要将高校的档案管理数据化，必须改变过去的管理观念和管理模式。 　　（一）提高高校档案管理人员的业务能力水平和科技文化素质 　　传统的高校人事档案管理人员往往文化水平和技术水平比较低，大部分都是某些高校领导的亲属，他们有些才只有高中毕业，而在信息化背景下的管理人员，必须拥有较高的文化水平和技术水平，才能驾驭档案管理的先进技术。因此，提高高校人事档案管理人员的业务能力和科技文化素质是档案管理的第一步，也是基础和前提。具体而言应该做到：首先，高校领导层应该提高认识，转变观念，加强领导，成立档案工作小组，定期不定期对档案工作进行总结，对管理工作中存在的问题，遇到的新情况，及时跟进处理，从领导干部到具体工作人员，都必须改变传统观念、创新管理模式；其次，建设一支业务能力水平高、思想政治素质好、技术应用水平能力强的高素质人事档案管理队伍