英文电子邮件的格式.PPT

Some tips – 文法 (7/8) 标点要准确 拼写要正确 大小写要注意 非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。 MUST change to OS immediately. 要强调的话，用底线，斜体或者粗体。 注意事项 (7/12) */64 Some tips – 文法 (8/8) 地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One 127 Ninth Avenue, North 390 Veterans Boulevard, Carlstadt, NJ 07072 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 注意事项 (8/12) */64 Some tips – 文体 (1/3) 可读性----多用短句 注意段落的开头 一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。 Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 注意事项 (9/12) */64 Opening – 开头 (1/3) 澄清你的意图 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 商务英语电子邮件的格式(10/16) 记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。 */64 Opening – 开头 (2/3) 商务英语电子邮件的格式(11/16) 如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢 Thank you for contacting us. 如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复 Thank you for your prompt reply. Thanks for getting back to me. 如果你主动给别人写邮件，表明意图 I am writing to… */64 Opening – 开头 (3/3) 商务英语电子邮件的格式(12/16) 如果有人给了你特别的帮助 Thank you for all your assistance. 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑 I truly appreciate… Thank you for your feedback. 如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你 Thank you for providing the requested information. */64 Body – 正文 正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。 商务英语电子邮件的格式(13/16) 正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。 称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。 */64 Ending – 结尾 在邮件结束之前，应再次感谢收信人。 商务英语电子邮件的格式(14/16) Thank?you?for?your?patience?and cooperation. 或 Thank?you?for?your?consideration. If?you?have?any?questions?or?concerns, don’t hesitate to let?me?know. 或 I look forward to hearing from you. */64 商务英语电子邮件的格式(15/15) Complimentary Close – 礼貌结束语(1/2) 结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。 1. Very Formal 非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully, Formal 正规的(例如客户公司之间) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, Complimentary Close – 礼貌结束语(2/2) 商务英语电子邮件的格式(15/16) Less Formal 不太正规的(例如亲人，好朋友) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours co