信息工作讲义.ppt

本 讲 要 点 回 眸 信息的特征； 信息工作的特点及要求； 秘书部门和秘书人员获取信息的范围、渠道和方法； 秘书部门和秘书人员加工信息的主要方法； 信息简报的编写； 高层次信息的开发。 谢谢您听我的课！ 请留下宝贵意见! 再见！ 信息工作本讲内容及要点 信息与信息工作的含义； 信息工作的特点、意义和要求； 秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法； 高层次信息的开发。 1 信息工作概述 1-1 信息与信息工作 A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。 课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？ B. 信 息 的 特 征 信息的七种特性： 1，客观性； 2，无限性； 3，时效性； 4，共享性； 5，可传输性； 6，可加工性； 7，可扩散性。 C. 信 息 工 作 我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。 秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。 为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。 1-2 信息工作的作用（上） A.辅助领导者正确决策 信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。 [案 例] “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。 B.协助领导者科学管理 科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。 [过 程] 各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标 1-2 信息工作的作用（下） C.开阔领导者与秘书的思路 信息社会 · 现代领导者的“信息饥饿”。 秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。 D.提高秘书工作效率 秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。 1-3 信息工作的特点 “四性特点”—— A.服务性 秘书部门信 息服务的多 向性。其中 最直接最主 要的是为领 导决策服务 B.综合性 秘书部门 提供信息 种类非常 广泛；其 内容具有 综合性 C.针对性 同一信息 对于不同 的对象， 其有用性 即价值各 不相同 D.适时性 秘书部门 提供信息 要选择最 佳时机以 取得最高 的吸收率 1-4 信息工作的要求 信息工作6项要求： A.敏锐 B.准确 C.及时 D.全面 E.适用 F.经济 [案例] 某企业抓住 APEC(亚太经济 合作组织)峰会在 沪召开这一信息 开发唐装生产大 赚一把取得成功 2 信息的获取 信息获取——秘书利用 各种渠道和方法获得领 导工作所需要的信息。 这是信息工作的基础性环节。 2-1 信息获取的范围 领导者 秘书 上级 信息 内部 信息 社会信息 同业 信息 历史 信息 国际 信息 2-2 信息获取八渠道 秘书 领 导 者 信息 网络 渠道 文书 渠道 书刊 渠道 调查 渠道 会议 渠道 信访 渠道 科研 渠道 档案 渠道 各 种 信 息 2-3 信息获取的方法 怎样捕捉信息？ “八法”。 B.文字 阅读法 A.网络 查询法 C.收看 收听法 D.会议 记录法 E.相互 交流法 F.专题 调查法 G.观察 体验法 H.索取 求购法 3 信息的加工 3 信息的加工 信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。 信息加工——将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。 信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。 3-1 信息加工的方法（上） A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不