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浅谈如何做好物业档案管理工作 ◇科技论坛◇科技园向导2011年第23期 浅谈如何做好物业档案管理工作 李媛 (蓬莱市住房和规划建设管理局山东蓬莱265600) 【摘要】随着城市房地产业的快速发展,物业管理这一新兴产业也随之蓬勃兴起,并逐渐发展壮大形成规模.为了保证物业管理规范有序. 加强物业档案管理工作尤为重要,是做好物业管理服务的基础性工作.因此,这就要求充分认识并解决好物业档案管理工作中存在的问题,强 化档案管理意识,开拓档案管理的各项功能,创新物业档案管理工作. 【关键词】物业管理服务;物业档案;物业档案管理;物业服务企业;物业档案管理工作 物业档案管理是物业管理的一项基础性工作.也是做好物业管理 服务工作的一个必要的条件因此.要充分认识物业档案管理工作特 点.及时解决物业档案工作中存在性问题.创新发展.真正发挥物业档 案在物业管理工作中的基础性作用 1.物业档案管理工作的特点 充分认识物业档案管理工作的特点.是做好物业档案管理工作的 重要前提. 1.1物业档案管理工作的动态性 物业档案是以一个业主和产权人为对象进行立卷归档的.该物业 不管发生何种变化.所产生的文件材料都需添加进去.因此每一份档 案案卷都是一个有机的整体.全方面反映物业变化的过程.体现出一 种完整性.但有关物业的情况不会是一成不变的.物业的维修,养护, 业主对物业的买卖,交换,继承等权属的变更.租用人租赁关系的改 变.都会使相对应的物业文件材料随之不断的添加变动.体现出一种 动态性,这就决定了物业档案管理工作必须记事准确.随时收集.准确 归档. 1.2物业档案管理工作的灵活性 物业档案记录的是有关物业管理的情况.其内容对与本物业有关 的所有人员来说都是公开的,如物业的维修档案,有关绿化,环卫,保 安的档案等等.但物业档案又具有一定的隐蔽性,如住户的个人资料, 产权资料,公司的重大决策等等.这部分档案就包含着大量的隐私内 容和物业公司的机密.其内容不便于公开 物业档案公开性和隐蔽性的并存.要求物业档案管理工作必须灵 活多变,既不能只存不用,又不能无限公开.尤其在档案提供利用过程 中,要充分考虑物业档案的特点和利用者的需求,依据有关政策为利 用者提供相关的信息.以充分发挥档案的价值 1.3物业档案管理工作的服务性 以人为本的物业管理服务.不仅是对物业的管理,也是对业主的 服务.这就决定了物业档案管理工作也必须坚持服务的理念.从一个 小区的整体来看,物业的装修,租赁活动往往很频繁.物业管理文件材 料往往会随着物业的装修,租赁,再装修,再租赁等活动的需要而不断 的被调阅.这时,物业档案管理较其他的档案管理工作要付出更多的 辛苦,尤其是在档案的利用环节,既要规范科学又要准确得当.为利用 者提供优质的服务 2.物业档案管理工作存在的问题 在日常物业管理工作检查中.发现物业服务企业普遍存在着物业 档案管理工作缺失的问题.主要表现在: 2.1没有配备专门的档案室 大部分物业企业没有专门的档案室.而是将档案资料放在会议室 或分散放在不同的办公室.不仅不利于档案资料的查找.而且很容易 泄露档案中的隐蔽资料 2.2物业档案管理材料缺失情况比较严重 很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书,装箱清单,安装使 用说明书,产品合格证书,产品原理图等随机文件.设备安装,调试记 录,验收单,移交清册等重要档案材料缺失.从而影响设备档案的质量 和设备的使用 2.3物业档案管理的材料内容不完整 例如装修备案表中装修内容填写不完整 2.4物业档案管理材料排序杂乱无章 很多档案中多年来形成的档案材料被简单地塞到档案袋中.没有 进行过整理和排序 3.物业档案管理工作中存在问题的主要原因 针对当前物业档案工作存在的主要问题.究其根源.主要有五个 方面的原因1 3.1对物业档案管理q作缺乏足够的重视 企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职 责,而涉及档案管理的制度,职责较少甚至没有,相关的制度和检查考 核措施也没有.尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案 “只存不管”的现象,甚至部分企业未开展物业档案管理工作 3.2物业档案管理人员在专业素质,理论水平,文化程度等方面参 差不齐.责任心不够,业务不精 很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案 材料收集,归档,有的甚至不清楚哪些材料应该人档.哪些材料不应该 人档. 3_3工作规范性不强,物业档案管理格局混乱.职能不明确.机构 不健全 很多物业企业的部门档案都是自行管理.在一个单位内形成多部 门管理档案的格局.比如业主档案由客服部管理.工程技术档案则放 在工程部,行政部,安防部也都各自保存了部分档案因此.在人员调 动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失 3.4企业物业管理人员的物业档案管理意识普遍较差 未将档案管理与企业