印章及证照管理规定.docVIP

文件编号：CHSZ-XZ印章及证照管理规定 1、目的： 为加强管理，严格规范公司印章的管理和使用范围，明确各印章保管人的岗位责任及严肃性，保障公司正常的经营管理活动开展及公司利益，特制定本制度。 2、范围： 　　本制度适用于深圳管理中心，各项目分公司。 3.　定义： 印章：指特制并经过政府部门或银行核定、备案的公章或私章，是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。 证照：指经过政府部门核准颁发的证书或授权文件。如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证、进出口权许可证、重要固定资产（土地房屋汽车、大型设备等）使用权所有权证等。 其他印章：公司为执行相关流程所特制的章，如：退货章、活动章等； 印章、证照管理人：公司指定的专人，负责保管相关印章、证照。 4、印章种类及适用范围： 印章种类 原则 适用范围 存放部门 公章 公章是行使公司经营工作和对外开展工作的权利代表，具有最高的行政法律效力 以公司名义对外开展业务及向政府有关部门上报的报告、申报资料，企业之间业务往来所需明确的法律文件、法律诉讼、担保、证明、委托书、授权证明等公司级协议、函件。对公司内颁布的文件，有关制度和规定、人事任免、公告及董事长或总经理批准的证明函件，对外上报的会计报表等。 财务部 合同专用章 该章是行使公司对外开展经营活动的权力。 以公司名义对外开展经济活动所需签署的经济合同、协议书、合作意向书等。 无 财务专用章 该章是代表公司财务责任对内、对外开展工作的权力。 对内以部门颁布的通知、规定及财务文案。申报材料、支票等支付票据发票和收款收据等经济往来票据。 财务部 法定代表人印章（或开户行私章） 该章是支票及对外支付等票据凭证。 用于个人委托书、使用银行印鉴、支票及对外支付等票据凭证。 财务部 人事专用章 该章是代表公司人事、劳资开展工作的权力。 对内代表公司颁布的决定、通告及有关规定、文件。对外有关人事、劳资管理部门上报报告、报表、资料及企业之间人事、劳资、往来函件、证明。 无 业务专用章 该章是代表公司流通领域开展业务经营活动的权力 对内以部门颁布的通知、经济指标下达，有关规定和文件。对外代表公司与企业、经销商之间的业务往来函件。 无 5.　权责及分工： 部门/岗位 权责分工 总经理 负责授权和指定印章管理人保管相关印章、证照。 财务部 负责保管公司主要证照原件。财务章的使用、监管和公司税务证照的申报、登记、变更、年审及注销工作。 综合办 负责公司所有证照、印章的办理、制作、变更、年审和注销工作。所有印章、证照办理或制作完成后，必须交财务部统一备案，填写《印章、证照登记簿》。 其他部门 协助行政部办理相关证照、印章（如：报关、各部门行政人员），协助进行相关证照的年审工作。 印章管理人 按公司规定的工作流程使用印章并进行用印登记。 6．印章、证照使用申请程序 6.1印章使用的申请程序 印章类别 印章用途 审批权限 公章 1）一般的例行文件如各类证照复印件加盖公章，提供给各单位作为合同附件的。 凭合同审批流转单随同合同一起加盖即可； 2）以公司名义发文或提交给上级部门的报表 必须凭符合公司审批授权权限内批复的《印章使用登记表》，加盖公章； 3）各类执照的年审、续期申请文件； 凭办理部门领导人签批和公司审批授权权限内批复的《印章使用登记表》即可加盖。 4）其他文件 必须凭符合公司审批授权权限内批复的《印章使用登记表》，加盖公章； 合同章 合同文件 按照合同审批流程审批完成后，根据审批情况，方可盖章。 财务章 用章申请 经财务总监或者代行财务职责的经理批准后，保管人方可盖章。 法定代表人印章（或开户行私章） 用章申请 由总经理或代行总经理职责的副总经理同意，保管人方可盖章。 人事专用章 用章申请 经部门负责人批准后，交由人力资源负责人审核，方可盖章。 业务专用章 用章申请 凭公司审批授权权限内批复的《印章使用登记表》即可加盖。 其它印章 用章申请 凭公司审批授权权限内批复的《印章使用登记表》即可加盖。 6.2证照使用的申请程序 证照类型 审批权限 证照复印件 如属合同附件的，可与合同审批同时使用，无须另外报批。 盖有公章的复印件，须标明使用范围和用途。 证照原件 证照如需带出公司使用的，申请人提前提交《证照借用申请表》，经公司审批授权权限内批准后，方可借用。 7.　印章、证照管理 7.1 印章管理 7.1.1 公司总经理授权由专人负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。 7.1.2印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人,对印章保管、使用承担应有一切责任。 7.1.3印章保管人须熟悉掌握印章所属权限使用