费用报销及审批程序制度.docVIP

XX公司（含XX分公司）费用报销及审批程序制度 （讨论搞） 前言 目前XX公司在北京成立了XX分公司，由于人员结构的变动、办公地点的分散等原因，集团公司原有的一些财务制度已很难符合实际情况，为此，XX公司申请备案的财务制度已达近20项之多。为了加强财务管理、规范费用开支、报销行为，有效控制和节约公司费用支出，提高工作效率，现对XX公司（包含XX分公司）部分费用报销及审批程序制度重新加以整理规范，望广大员工认真学习，严格遵守。 总则 1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据集团 财务管理制度的有关规定，制定本制度。 2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、伙食补助费、通讯费、办公费、车辆使用补贴费及其他费用等。 3、本制度适用对象为XX公司、XX分公司总经理及以下人员。 备用金借支程序 4、管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须经财务部和总经理认可。 目前XX公司实行备用金定额制度的部门及人员有： 1） 项目经理 最高限额 5000元 2）各部门技术经理 最高限额 20000元 3）办公室主任 最高限额 50000元 4）生产部长 最高限额 20000元 以上部门及人员在XX分公司成立财务部后可根据实际情况取消或降低最高限额。 5、备用金借支程序：借支人填制借支单，按规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记账凭证上签字。借支5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。 6、备用金实行平时实报实销，补足额度管理。每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。 7、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。 8、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。 费用报销程序 9、费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，按规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。 10、对原始票据的要求： 根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国发票管理办法》，结合报销凭证管理上的实际情况，特做出如下规定： 1）所有票据必须是合法的正式发票。 合法的原始凭证指： ①套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部门票据监制章和解放军总后勤票据监制章的票据； ②行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据； ③国家交通、水电等部门的专用票据。 2）取得合法原始凭证时（包括定额发票），应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求： ①准确填写付款单位的全称及付款日期； ②详细填写经济业务内容、单位、数量、单价、金额不允许涂改，字迹清晰，票面整洁，大小写必须相符； ③票据上必须盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”，且有收款人签名（或盖章）； ④购物发票出现“办公用品”、“计算机配件”、“书籍”等，必须附有加盖与票面相同印章的购物清单和验收手续； ⑤发票上的任何一栏内容均不能任意涂改，若有错误，应要求开票部门重开或在发票上更正，更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章，发票大小写金额应一致，金额有差错，不得更改，必须重新开具发票； ⑥发票或收款凭证应为当期发票，目前普通发票代码数位为12位、发票号码为8位。 3）取得的原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况，财务部门一律不予报销： ①发生费用时间不同，发票有连号、倒号现象； ②同职员或不同职员跨月报销，发票号码相近； ③发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清； ④以收据、白条、假发票等不合规的票据报销； ⑤以过期发票报销； ⑥公务中因个人原因违章的罚款单据； ⑦有疑点或价格明显有出入的票据； ⑧发票时间与会计年度不符； ⑨单位名称不详、实物名称抽象笼统、手续不全的票据； ⑩除以上情况外的其他违规行为。 报销不符合规定的发票造成的损失将追究直接责任人责任，情节严重者则上报集团处理。 4）采用集团统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，不能混合粘贴，便于归类计算和整理。交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘