【精选】日照市档案局 刘祥云演示课件.pptVIP

归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架 十二、排列上架 归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架装入档案箱柜保管。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。 * 档案的排列方式 文书档案 （永久） 文书档案 （30年） 文书档案 （10年） * 谢谢！ * 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架 二、区分归档范围 区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； * 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 * （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 * 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 三、分年度 分年度可以在修整和装订文件时一并把文件年度分开。 （一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期） （二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 * 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。 10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。 11、翻印的文件，归入原件的所属年度。 12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。 13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。 14、非诉讼案件材料，归入结案年度。 15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。 * 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 四、修整文件 为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。 1、修裱破损文件 使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件 包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。 3、去除易锈蚀的金属物 4、超大纸张折叠 大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。 * 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 五、装订 装订，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。 （一）装订要求： 1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。 2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在