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2019年物业档案管理范文 　　 　　物业档案管理 ? 　　 　　摘要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限责任公司(以下简称“金隅集团”)的合作项目。 ? 　　 　　以规范物业档案管理为重点，通过对金隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查，掌握目前物业档案管理现状、经验与存在的问题，结合提高物业管理水平的要求，提出了一整套物业档案管理方法，系统地阐述加强物业档案管理的必要性与方法。 ? 　　 　　关键词：物业管理物业档案规范化管理 ? 　　 　　一、规范物业档案管理的必要性 ? 　　 　　物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。 ? 　　 　　物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促进物业服务水平与效率的提高。 ? 　　 　　物业档案管理是物业企业的基础工作之一。 ? 　　 　　物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用。 ? 　　 　　二者相辅相成。 ? 　　 　　二、物业档案的构成 ? 　　 　　物业档案的基本构成如下： ? 　　 　　1.物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况。 ? 　　 　　包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等; ? 　　 　　2.物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。 ? 　　 　　3.业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。 ? 　　 　　包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。 ? 　　 　　4.物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。 ? 　　 　　5.物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案。 ? 　　 　　包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案。 ? 　　 　　6.物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。 ? 　　 　　7.物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时形成的档案。 ? 　　 　　在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。 ? 　　 　　三、物业档案规范化管理的 ? 　　 　　基本要求和实施方法 ? 　　 　　我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有： ? 　　 　　首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确)，操作上随意性较强。 ? 　　 　　即便同一物业集团内部的各下属公司也如是。 ? 　　 　　其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和安全性得不到保证。 ? 　　 　　比如：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。 ? 　　 　　第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之一。 ? 　　 　　第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。 ? 　　 　　通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了《物业企业档案管理暂行办法》，其主要思路和实施控制要点如下： ? 　　 　　1.要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。 ? 　　 　　“制定一套规范，明确一个管理责任者”，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。 ? 　　 　　档案管理制度是物业管理制度体系的组成部分。 ? 　　 　　建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用;其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。 ? 　　 　　物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。 ? 　　 　　在金隅集团下属物业企业中，100%都有物业档案管理制度，并有专(兼)职档案管理人员。 ? 　　 　　同时，通过专门